Telematiksysteme in große Fuhrparks mithilfe von Projektmanagement einführen

Telematiksysteme unterstützen Sie bei einem effizienteren Fuhrparkmanagement durch Funktionen wie Routenoptimierung, Kraftstoffmanagement, Fahrer-Coaching und vielem mehr. Die Implementierung von Telematiksystemen in einem Fuhrpark gestaltet sich meist recht unkompliziert. Sie erhalten die Geräte, installieren sie in Ihren Fahrzeugen und fügen sie Ihrem MyGeotab-Portal hinzu. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen sich die Dinge etwas komplizierter gestalten können. Möglicherweise ist Ihr Fuhrpark sehr groß oder multinational ausgerichtet. Möglicherweise umfasst Ihr Fuhrpark verschiedene Fahrzeugtypen oder es herrschen unterschiedliche Umstände vor, weshalb Sie verschiedene Anwendungsfälle auf der Plattform konfigurieren müssen. Möglicherweise sind komplexe technische Integrationen erforderlich.

In vielen solchen Fällen können Unternehmen von einer soliden Planung profitieren, in der potenzielle Rückschläge berücksichtigt werden. Dabei, ist das Projektmanagement ein wesentliches Element bei der Umsetzung einer komplexen Implementierung.

Was ist ein Telematiksystem?

Ein Telematiksystem ist ein hochintelligente Computer in Ihrem Fahrzeug, das eine Vielzahl an Daten verarbeiten kann - von Geschwindigkeit und Leerlauf bis hinzu Kraftstoffverbrauch oder starkes Bremsen. Telematiksysteme werden an den OBD II- oder CAN-Bus-Anschluss im Fahrzeug angeschlossen. Mithilfe einer SIM-Karte kann das Telematiksystem dann mit dem Mobilfunknetz kommunizieren.

Folgende Datenpunkte können mithilfe von Telematiksystem analysiert werden:

• Kraftstoffverbrauch
• GPS Position
• Fahrstrecke und Fahrzeit
• Vielzahl an Motordaten
• Leerlaufzeit
• Geschwindigkeit
• Fahrverhalten, wie z. B. harsches Bremsen

Wie Projektmanagement positiv zur Implementierung beiträgt

Gemäß der vom Project Management Institute (PMI) definierten Wissensgebiete des Projektmanagements sind dies die wichtigsten Aspekte, in deren Hinsicht das Projektmanagement zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen kann:

• Kostenmanagement: Notieren Sie alle anfallenden Kosten, einschließlich der Kosten für Zubehör, Installation, Arbeitskraft und Einrichtung sowie die Kosten für die Gerätehardware. Um sicherzustellen, dass die endgültigen Kosten dem ursprünglichen Budget entsprechen und Sie Ihre Rendite später wie geplant erhalten, ist es sinnvoll, so zu planen, dass die Installation pünktlich fertiggestellt wird, sowie die erforderlichen Materialien, Geräte, Kabelbäume und Fahrzeuge verfügbar zu haben, falls sie benötigt werden.
• Kommunikation und Stakeholder. Die Kommunikation mit dem Projektteam und die regelmäßige Berichterstattung an die wichtigsten Stakeholder sind bei jedem Projekt von entscheidender Bedeutung.
• Qualitätsmanagement: Das Auswählen eines Telematik-Anbieters ist nur der erste Schritt! Der Erfolg eines Projekts hängt zudem von der Überwachung und Überprüfung anderer Aspekte des Projekts ab, einschließlich Installationen, Entwicklungsprozesse (falls erforderlich), Berichterstellung oder Datennutzung.
• Ressourcen und Beschaffung: Im Rahmen eines Implementierungsprojekts müssen Sie zunächst entscheiden, ob zusätzliche Ressourcen und externe Unterstützung erforderlich sind oder nicht. Können in Ihrem Fuhrpark Installationen intern durchgeführt werden oder müssen Sie professionelle Installateure beauftragen? Verfügen Ihre Installationstechniker über die erforderlichen Erfahrungen und Werkzeuge? Wenn Sie eine Backend-Systemintegration unter Verwendung des MyGeotab SDK benötigen, wäre ein Drittanbieter die beste Wahl?
• Risikomanagement: Dieser Punkt wird häufig nicht berücksichtigt. Identifizieren Sie potenzielle Risiken und planen Sie voraus, um sie zu mindern. Stellen Sie sich vor, Sie planen eine Installation für 100 Fahrzeuge an einem bestimmten Datum, nur um an diesem Tag festzustellen, dass es schneit und es keinen Unterstand für die Arbeiter gibt.

Lassen Sie uns nun die Themen Umfang und Zeit separat angehen.

Umfangsmanagement

Die genaue Definition des Projektumfangs gehört zu den wichtigsten Elementen des Projektmanagements. Zu den wesentlichsten Aufgaben in dieser Phase gehören das Zusammentragen der Anforderungen und das Identifizieren der Anwendungsfälle. 

Telematiksysteme können auf vielerlei Weise genutzt werden. Abhängig von Ihren Anforderungen und Ihrem Geschäftsmodell gibt es möglicherweise viele verschiedene Anwendungsfälle – einige davon sind von entscheidender Bedeutung, während andere vielleicht einfach nur praktisch sind.

Effizienz (z. B. Kraftstoffverbrauch) kann für ein Lieferunternehmen der wichtigste Anwendungsfall sein, während bei einem Mietwagenunternehmen das Ziel möglicherweise darin besteht, die Abrechnung zu optimieren. Darüber hinaus können verschiedene Abteilungen, Tochtergesellschaften oder regionale Niederlassungen desselben Unternehmens unterschiedliche Anwendungsfälle erwarten.

Weitere Faktoren, die bei der Definition des Projektumfangs zu berücksichtigen sind:

Installation in den Fahrzeugen: Dies umfasst Faktoren wie Anzahl, Standort und Typen. Anzahl und Standort Ihrer Fahrzeuge werden für Ihren Installationsplan von Bedeutung sein. Der Typ definiert die Art der erforderlichen Installation, von einem einfachen Plug-In über eine komplexe Installation mit Kabelbäumen bis hin zur Anbringung eines Geräts außerhalb des Sichtfeldes.

• Erforderliches Zubehör:  Abgesehen von Kabelbäumen ist möglicherweise weiteres Zubehör erforderlich, was die Installationszeit verlängern kann. Die Lieferfirma in unserem vorherigen Beispiel benötigt möglicherweise ein IOX-NFCDRIVER-Add-on von Geotab, um den Fahrer einer bestimmten Fahrt zu identifizieren, während ein Mietwagenunternehmen wahrscheinlich keinen Nutzen für ein solches Zubehör hat.
• Logistik: In einem großen/multinational ausgerichteten Fuhrpark ist die Einrichtung eines Prozesses zu Versand, Lagerung und Verwendung von hunderten oder tausenden von Geräten von entscheidender Bedeutung. Bei einem Lieferunternehmen, das Fahrer identifizieren will, muss jeder Fahrer eine eigene ID haben. In diesem Fall ist die Aufteilung der Lieferungen entsprechend der Installationen die beste Vorgehensweise.
• Einrichtung der Plattform: Eine ordnungsgemäße Konfiguration von MyGeotab, einschließlich Benutzerberechtigungen, Gruppen, Regeln und Berichten, erleichtert allen Beteiligten das Leben – vom Fuhrparkleiter, der häufig auf die Plattform zugreift, bis hin zum Manager, der nur eine monatliche Zusammenfassung der Fuhrparkauslastung benötigt.
• Integrationen: Die Nutzung des MyGeotab SDK ist besonders für große Unternehmen relevant. Daten auf dem Gerät können für den Data Lake des Unternehmens erfasst werden. Ausnahmen in MyGeotab können bestimmte Mechanismen innerhalb des Unternehmens auslösen, z. B. eine Warnung bei einer möglichen Kollision.

Zu beachten ist allerdings nicht nur die Cloud-zu-Cloud-Ebene. Fahrzeugsensoren können mit MyGeotab synchronisiert werden, sodass alle relevanten Informationen in einem einzigen Fuhrparkmanagement-Portal zur Verfügung stehen. Integrationen erfordern möglicherweise Entwicklungsprozesse und Tests, die je nach Komplexität Auswirkungen auf die Implementierung von Anwendungsfällen und somit auf das gesamte Projekt haben können. Beachten Sie, dass einige der erforderlichen Entwicklungsprozesse möglicherweise bereits über einen Drittanbieter zur Verfügung stehen. Besuchen Sie den Geotab Marketplace, um sich aktuelle Angebote anzusehen.

Der Projektumfang sollte Spielraum zulassen. Es können sich neue Anforderungen ergeben, wenn das Unternehmen beginnt, sein Telematiksystem zu nutzen. Wenden Sie für Änderungen oder Ergänzungen des Projekts dieselbe Planungstechnik an.

Zeitmanagement

Das Gantt-Diagramm ist der wichtigste Begleiter eines Projektmanagers. Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Diagramm, das die Aufgabendauer im Zeitverlauf anzeigt. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Wie Sie sehen können, handelt es sich hier um ein multinational ausgerichtetes Unternehmen, das Telematiksysteme in zwei Ländern in jeweils wenigen hundert Fahrzeugen implementieren wird. Es wird die Berichterstattung in MyGeotab verwendet, die je nach Land unterschiedliche Konfigurationen in MyGeotab erfordert, und es werden auch einige der verfügbaren Daten in die internen Systeme des Unternehmens integriert.

In einem Gesamtprojekt werden zunächst die gemeinsamen Anwendungsfälle definiert. Anschließend wird mit der Implementierung in den einzelnen Ländern begonnen, wobei diese zeitversetzt erfolgt, damit das zweite Land etwaige Korrekturmaßnahmen direkt umsetzen kann. Die Integration wird in diesem Fall parallel zu den Installationen und der Konfiguration der Plattform durchgeführt, da sie nicht voneinander abhängig sind. Die Plattform wird dann jeweils in jedem Land eingerichtet, da sie verschiedene Konfigurationen erfordern und die Installation an verschiedenen Tagen erfolgt. Die Anzahl der Tage wird anhand einer ersten Planung bestimmt. In diesem Beispiel erfolgt die Implementierung pro Land in einem Zug, wobei alle erforderlichen Geräte gleichzeitig gekauft werden.

Fazit

Die Ausarbeitung eines klaren Projektmanagementplans kann dazu beitragen, unerwartete Verzögerungen oder Kosten aufgrund komplexer Installationen zu reduzieren, insbesondere bei großen Fuhrparks. Wir hoffen, dass Ihnen diese Vorschläge dabei helfen, einen soliden Plan zu erstellen, damit Sie schnellstmöglich von den Vorteilen profitieren können, die Telematiksysteme bieten.