Warum eine Fahrzeugwartungsrichtlinie erstellen und was sie enthalten sollte

Wie eine Richtlinie hilft

Ein robuster Satz von Richtlinien ist eine bewährte Methode für das Flottenmanagement (auf Englisch). Eine Fahrzeugwartungspolitik hat viele Vorteile wie die Unterstützung der Betriebszeit, die Verbesserung der Produktivität im Laufe der Zeit und die Optimierung des Wiederverkaufswerts.

Eine schriftliche Richtlinie kann auch dazu beitragen, eine Kultur der Sicherheit unter Ihren Fahrern und anderen Mitarbeitern zu fördern. Klare Regeln und Verfahren ermutigen andere, nach Fahrzeugproblemen zu suchen und entsprechend zu handeln. Dabei schützen sie sich und andere und reduzieren den Fahrzeugverschleiß. Eine Richtlinie enthält auch wichtige Unterlagen für den unglücklichen Fall einer Kollision oder eines mechanischen Ausfalls.

Gründe für die Erstellung einer Fahrzeugwartungsrichtlinie

Drei Hauptgründe für die Einrichtung einer Flottenwartungsrichtlinie sind: Sorgfaltspflicht, Fahrersicherheit und Risikominimierung.

Sorgfaltspflicht

Sorgfaltspflicht ist die rechtliche Verpflichtung einer Organisation oder einer Person, Handlungen oder Unterlassungen zu vermeiden, die anderen Schaden zufügen können. Was bedeutet das für flottenbasierte Organisationen?

Laut der FMCSA müssen Organisationen mit Flotten geeignete, gut funktionierende Fahrzeuge bereitstellen und diese systematisch warten und reparieren. Auf diese Weise ist eine gut kommunizierte Wartungsrichtlinie und ein entsprechendes Programm Teil der Sorgfaltspflicht. Flottenmanager sollten in der Lage sein, die konsequente Eihaltung und Durchsetzung von Vorschriften vorzuweisen.

Der Hauptzweck der Erstellung einer formellen, schriftlichen Richtlinie in Bezug auf die Sorgfaltspflicht besteht darin:

• Allen Mitarbeitern klare Anweisungen zu geben
• Sicherzustellen, dass alle Richtlinien und Verfahren konsistent sind 
• Eine schriftliche Dokumentation für den Fall eines mechanischen Fehlers oder einer Kollision anzubieten

Siehe auch: Wartungsprobleme in der Flotte? Automatisierung ist die Antwort (auf Englisch)

Fahrer-Sicherheit

Die Erstellung einer schriftlichen Fahrzeugwartungsrichtlinie hilft, eine Kultur der Sicherheit (auf Englisch) für Ihre Fahrer zu fördern. Halten Sie Ihren Fuhrpark in gutem Zustand, dadurch minimieren Sie das Risiko für die Fahrer und Mitarbeiter sitzen nicht in liegengebliebenen Fahrzeug fest. Konsequent und genau zu sein ist der Schlüssel.

Risikominderung

In zu vielen Flotten wird die Wartung den Fahrern überlassen, und es gibt kaum Unterlagen zu den ordnungsgemäßen Wartungsverfahren für die Flotte. Eine schriftliche Richtlinie, die alle proaktiven Bemühungen in Bezug auf Wartungsplanung, Aufzeichnungen und Fahrerschulung detailliert beschreibt, kann hilfreich sein. Das Ergebnis ist eine Verringerung des Risikos, indem die Fahrzeuge in gutem Zustand gehalten werden, und ein erhöhtes Vertrauen der Fahrer in ihre Fahrzeuge. 

Indem Sie die Fahrer in konsistenten Richtlinien, Prozessen und Verfahren schulen, können Sie sie entlasten und dazu beitragen, dass sie so sicher wie möglich sind. Wenn Ihr Unternehmen größer ist, sollten die Personalabteilung, die Gesundheits- und Sicherheitsmanager und die Geschäftsleitung ebenfalls in den Prozess der Richtlinienerstellung einbezogen werden und können bei der Förderung und Einhaltung der Richtlinien helfen. 

Was sollte in Ihrer Richtlinie enthalten sein?

Denken Sie bei der Entwicklung Ihrer Nutzfahrzeug-Wartungsrichtlinie daran, Folgendes einzubeziehen:

• Methoden zur Verfolgung der regelmäßigen Inspektion, Wartung und Reparatur pro Fahrzeug
• Methoden zur Aufzeichnung der Einhaltung des Wartungsplans durch die Mitarbeiter
• Ein definiertes Kommunikationssystem, das die Fahrer schult und auf dem neuesten Stand der Wartungsverfahren hält.

Hier sind einige weitere Details, die zu beachten sind:

• Vom Hersteller vorgegebene Wartungsintervalle als Mindesthäufigkeit, angepasst an spezielle Anwendungsfälle und nachgerüstete Geräte
• Zugelassene Lieferanten und Teile
• Vorautorisierte Ausgabenlimits und Zahlungsarten
• Je nachdem ob die Wartung nach Datum, Kilometern, Stunden oder einer Kombination daraus verwaltet wird
• Je nachdem ob die Wartung nach Standort oder Fahrzeugtyp variiert
• Was im Notfall zu tun ist.

Wie kann Flottentechnologie helfen?

Geotab und der Marketplace verfügen über zahlreiche Tools, die Ihnen helfen, den Überblick über die Wartungsplanung zu behalten und den Zustand des Motors, den Kraftstoffstand, das Laden von Elektrofahrzeugen und vieles mehr zu verstehen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie den Geotab Blog und stellen Sie Fragen in der Geotab Community.

Hier sind ein paar Artikel, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Die Top 3 Tools für eine erfolgreiche Flottenwartung
• Die besten Tools für die proaktive Fuhrparkwartung in MyGeotab 
• Was ist eine dynamische Fahrzeug-Wartungserinnerung?