Mit dem Geotab-Fahrtenbuch Zeit und Geld sparen

Geotab-Fokus: Das Wichtigste in 90 Sekunden

1. Wird ein Dienstwagen auch privat genutzt, muss das als geldwerter Vorteil vom Nutzer versteuert werden. Üblicherweise wird dabei die Ein-Prozent-Pauschalversteuerung angewendet.
2. Alternativ ist auch die Versteuerung nach der Fahrtenbuchmethode möglich: Dabei müssen nur tatsächlich angefallene Privatfahrten versteuert werden. 
3. Fahrer höherpreisiger und überwiegend beruflich genutzter Dienstwagen können mit der Fahrtenbuchmethode bis zu einige Hundert Euro pro Jahr sparen.
4. Das elektronische Fahrtenbuch von Geotab reduziert die manuelle Datenpflege und den zeitlichen Aufwand im Vergleich zu analogen Fahrtenbüchern enorm. Zudem unterstützt das Fahrtenbuch hinsichtlich des Datenschutzes und bei der Einhaltung der Steuervorschriften.

Darf ein Dienstwagen auch privat genutzt werden, muss der Wert des Fahrzeugs als auch die Privat- und Arbeitswegfahrt als geldwerter Vorteil versteuert werden. Zu Ermittlung der Steuerlast gibt es zwei Methoden, zwischen denen Dienstwagennutzer bei ihrer Steuererklärung wählen können: 

a) die pauschale Versteuerung des Dienstwagens nach der 1%-Regelung, oder 

b) die Fahrtenbuch-Methode, bei der die tatsächliche Nutzung und real anfallende Kosten steuerlich angesetzt werden. 

Die Fahrtenbuch-Methode lohnt sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen neu und über einen hohen Listenpreis oder zusätzliche werksseitige Sonderausstattung verfügt und überwiegend betrieblich eingesetzt wird. Das elektronische Fahrtenbuch von Geotab schreibt sich „fast von selbst“ und ermöglicht eine lückenlose, rechtssichere und finanzamkonforme Dokumentation aller Fahrten. So ist es möglich, ohne viel Zeitaufwand jedes Jahr Steuern zu sparen.

Was ist die Ein-Prozent-Pauschalversteuerung?

Bei der Ein-Prozent-Pauschalversteuerung, umgangssprachlich auch Ein-Prozent-Regel genannt, wird ein Prozent des vom Hersteller angegebenen Bruttolistenneupreises des Dienstwagens als geldwerter Vorteil angesetzt. Das gilt nicht nur für Neu-, sondern auch für Gebrauchtwagen – selbst dann, wenn die tatsächlichen Anschaffungskosten deutlich unter dem Listenpreis liegen. 

Der geldwerte Vorteil wirkt sich wie eine Erhöhung auf das Bruttogehalt aus – und erhöht damit auch die Steuer- und Abgabenlast. 

Was ist die Fahrtenbuch-Methode?

Anstelle der Ein-Prozent-Regel können Dienstwagennutzer mit der Fahrtenbuch-Methode ihre tatsächlichen Aufwendungen auch als Sachbezüge geltend machen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG):

Hierfür ist eine lückenlose Dokumentation und Kategorisierung jeder einzelnen Fahrt (privat, geschäftlich oder Arbeitswegfahrt) erforderlich. Somit werden nur die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer steuerlich angesetzt. Das elektronische Fahrtenbuch minimiert hierbei die manuelle Arbeit, da die Fahrten nur noch mit einem Klick kategorisiert werden müssen.

Bereits bei einem Dienstwagen der Mittelklasse, der überwiegend beruflich genutzt wird, kann die durchschnittliche jährliche Steuerersparnis durch das Führen eines Fahrtenbuchs gegenüber der 1 %-Regelung schon einige Hundert Euro bedeuten. 
 

Überblick: 1 %-Regel vs. Fahrtenbuch

Ob die 1 %-Regel oder das elektronische Fahrtenbuch die günstigere Alternative ist, hängt letztlich vom Bruttolistenpreis und der tatsächlichen Nutzung ab. In der Regel ist das Fahrtenbuch speziell für Personen mit hochpreisigen Firmenfahrzeugen, meist die bessere Alternative, um die Steuerlast zu reduzieren.

Das Geotab-Fahrtenbuch unterstützt bei der Einhaltung der Steuervorschriften

Durch den Einsatz des elektronischen Fahrtenbuchs von Geotab werden sämtliche Fahrten des Dienstwagens lückenlos erfasst. Dadurch entfällt nicht nur das Problem unleserlicher, handschriftlicher Aufzeichnungen – es kann auch kein Eintrag mehr vergessen oder nachträglich manipuliert werden. Die Fahrtenbuch-App erinnert proaktiv den Nutzer über noch nicht kategorisierte Fahrten des Dienstwagens.

Dabei unterstützt die Geotab-Lösung bei der Einhaltung aller Anforderungen der deutschen Finanzbehörde: 

1. Bei jeder einzelnen Fahrt sind verschiedene, grundlegende Pflichtangaben erforderlich: 

• Fahrer (bei wechselnden Fahrern)
• Datum
• Abfahrts- und Zielort (Adresse bzw. GPS-Koordinaten), 
• Anlass der Fahrt (geschäftlich, privat, Arbeitsweg), bei Geschäftsfahrten: Zweck bzw. Kundenname, Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, Kilometerstand zu Ende der Fahrt, Erläuterung zu unvermeidbaren Umwegen.

2. Das Fahrtenbuch muss „fortlaufend“ für den gesamten steuerlichen Veranschlagungszeitraum (ganzes Kalenderjahr), „lückenlos“ und „zeitnah“ (innerhalb von sieben Tagen nach Antritt der Fahrt) gepflegt werden. 

3. Das elektronische Fahrtenbuch von Geotab ist manipulationssicher und hilft den Nutzern die Vorgaben der deutschen Finanzbehörden einzuhalten.

Das leistet das Geotab-Fahrtenbuch

Einmal installiert erfasst das Geotab-Fahrtenbuch automatisch alle Fahrten eines Dienstwagens. Datenpunkte wie Datum der Fahrt, Uhrzeit bei Fahrtbeginn und -ende, gefahrene Distanz und Kilometerstände sowie der Name der angemeldeten Person werden fortlaufend und lückenlos dokumentiert. Dabei werden alle relevanten Daten auf sicheren Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

Einzig die Kategorisierung der jeweiligen Fahrten, ein kurzer Kommentar bei Geschäftsfahrten sowie der Export des Jahresberichts für die Steuererklärung müssen noch durch den Dienstwagenfahrer mit wenigen Klicks selbst ausgeführt werden. 

Weitere Erleichterung verschafft die Möglichkeit, alle am Wochenende getätigten Fahrten per Voreinstellung als Privatfahrten zu definieren.

„10 Sekunden pro Fahrt“

Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von Geotab dauert die Erfassung einer Fahrt nicht länger als ein Mausklick: Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis gegenüber einem analogen, handschriftlich geführten Fahrtenbuch, bei dem entweder der Kugelschreiber fehlt oder man umständlich die Kilometer zurückrechnen muss, um die nachträglich eingepflegten Fahrten lückenlos darstellen zu können. 

Das Entlasten von dieser unliebsamen und unproduktiven Tätigkeit sorgt dafür, dass Dienstwagenfahrer besser und schneller die notwendigen Daten dokumentieren und sämtliche Fahrtenbuchaufzeichnungen als pdf-Datei für die Steuererklärung exportieren können.

Mehrwert: Unbefugte Nutzung von Dienstwagen frühzeitig erkennen

Dank der telematikbasierten Standorterfassung des Dienstwagens via GPS und der Nutzung virtueller Zonen, genannt Geofences, kann eine unbefugte Nutzung schnell erkannt werden. Sobald das Fahrzeug aus einem bestimmten Bereich zu einer vordefinierten Zeit herausfährt, werden die Nutzer mittels automatischer Benachrichtigungen direkt informiert.

Im Falle eines Diebstahls kann das Geotab Telematiksystem die Position des Wagens schnell ermitteln und somit zur Aufklärung beitragen. Einige Anbieter von Flotten- und Dienstwagen-Versicherungen räumen den Nutzern eines elektronischen Fahrtenbuchs daher einen Prämienrabatt ein. So lässt sich mit einem elektronischen Fahrtenbuch nicht nur bei der Steuer – sondern auch bei der Versicherung sparen.