Cómo maximizar el uso de los activos de la flota

El seguimiento del uso de los vehículos siempre ha sido una parte importante de la gestión de flotas. En este nuevo y cambiante entorno, el uso de los activos de la flota es aún más vital. Comprender cómo se utilizan los vehículos y dónde hay un desequilibrio puede ayudarlo a realizar planes con toda la información necesaria para mantener su negocio en movimiento y gestionar los costos. 

¿Qué es el uso de activos de la flota? 

El uso de activos es el quién, qué, dónde, cuándo y cómo de su flota. Saber las tendencias de uso de su flota lo ayudará a responder las siguientes preguntas: “¿Está utilizando todo el potencial de su flota?” En épocas como estas, cuando es posible que las operaciones tengan que reducirse o ampliarse temporalmente, es útil verificar el uso de la flota con más frecuencia para adaptar los vehículos a sus necesidades de negocios cambiantes y validar si los está usando de manera eficiente o no.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) para las métricas de uso de activos de la flota incluyen lo siguiente:

• Días conducidos
• Tiempo de conducción
• Millaje

Puede ver fácilmente estas estadísticas del vehículo desde su sistema telemático en línea, sin necesidad de consultar los registros del equipo ni las hojas de tiempos. MyGeotab proporciona un conjunto estándar de reportes para ayudarlo a evaluar el uso del vehículo.

¿Por qué es tan importante revisar el uso de los activos de la flota?

A medida que más conductores se llevan los vehículos a casa debido a cierres de oficinas o talleres, ¿qué cambia en su negocio? Aunque las políticas están cambiando, las flotas aún necesitan asegurarse de que los vehículos se estén utilizando correctamente.

Estas son algunas de las ventajas de los reportes de uso de la flota. 

• Rotación de vehículos para satisfacer las necesidades de servicio y gestionar el tiempo de inactividad del vehículo.
• Vea cómo las condiciones afectan las distancias de viaje, para poder ajustar los turnos según corresponda.
• Identifique los vehículos que se pueden utilizar para otros flujos de ingresos.

A través de los reportes puede descubrir qué vehículos casi no se utilizan o cuáles se utilizan en exceso, así como los que no están trabajando debido a que reciben mantenimiento o se encuentran en reparación. El monitoreo de esta actividad lo ayudará a mantener su flota bien equilibrada desde el punto de vista del ciclo de reemplazo y también le permitirá encontrar rápidamente áreas de oportunidad para poner a trabajar algunos vehículos en otras áreas del negocio. Alquilar un vehículo para períodos en los que aumente la demanda puede ser una mejor decisión de negocios que mantener activos que la mayor parte del tiempo no se utilizan, pero para los cuales hay que gastar en matrícula, registro y seguro.

Ver también: Ocho reportes gratuitos sobre gestión personalizada de la flota (en inglés)

Los reportes de uso en MyGeotab

Los siguientes reportes de MyGeotab proporcionan una perspectiva clara de la utilización del vehículo: 

• Reporte de uso de activos
• Reporte de uso de la flota
• Tendencia de distancia de flota 

Otro reporte que necesitará ejecutar es el reporte de estado de estado de los dispositivos.

Le presentamos una visión general de cada reporte. 

Reporte de uso de activos

El reporte de uso de activos presenta un resumen de los 10 vehículos más utilizados de la flota y de los 10 menos utilizados. Este es un reporte excelente para conservarlo en su panel de gráficos de MyGeotab y es útil para identificar vehículos que deben rotarse con activos menos utilizados, para gestionar el millaje entre sus activos, o para plantearse la pregunta: ¿qué están haciendo diferente mis 10 activos más utilizados para optimizar su tiempo, en comparación con los demás?  ¿Cómo pueden ayudar a que el resto de mi flota sea más eficiente? O, en el caso de los vehículos menos utilizados, quizás se puedan reasignar dentro del negocio a otros flujos de ingresos.

Cuando ejecute este reporte, se recomienda que vea un período de una semana o de un mes y que configure los subperíodos o grupos en “Diario”.

Figura 1. Instantánea de los vehículos más y menos utilizados.

Reporte de uso de la flota

El reporte de uso de la flota es más una especie de resumen. Muestra los rangos de millaje (de 0 a 100 millas, de 101 a 200 millas, de 201 a 500 millas, de 501 a 1000 millas, 1000 millas o más) y un conteo de los vehículos utilizados en cada rango. Este reporte es útil para identificar los aumentos repentinos de uso de determinados vehículos y conductores, así como el rango de sus clientes o servicios. Se puede ejecutar a diario y proporciona el millaje continuo de 30 días para los vehículos y los conductores.  

Si está considerando la electrificación, el reporte de uso de la flota puede ayudarlo a identificar los vehículos adecuados para una evaluación de vehículos eléctricos (en inglés).

Consejo: En este reporte, desea ver un gráfico de barras equilibrado en lugar de una curva en forma de campana.

Figura 2. Tabla comparativa de conteo de vehículos en comparación con el rango en millaje.

Reporte de tendencias de distancia de flota

El reporte de tendencias de distancia de flota muestra la distancia total que se condujo en relación con la distancia promedio por vehículo y transmite el clima comercial. ¿Hay capacidad para añadir vehículos o reducir el tamaño?

Este es un reporte de tendencias que podría ejecutarse para la última semana, mes, los últimos tres meses o lo que va del año hasta la fecha. Según el intervalo de fechas que elija, debe habilitar los subperíodos o el grupo a reportes diarios, semanales o mensuales.

Estas son algunas maneras de utilizar el reporte de tendencias de distancia conducida:

• Identificar las tendencias de la temporada y la región.
• Crear proyecciones de presupuestos.
• Encontrar los mejores momentos (días de inactividad) para programar el mantenimiento del vehículo y gestionar el tiempo de inactividad.

También puede utilizar este reporte para revisar la actividad previa a la pandemia en comparación con la actual, para ver cómo ha cambiado su actividad. 

Figura 3. Vistas de tendencias de la distancia recorrida de la flota en MyGeotab.

El reporte de estado de los dispositivos

Dicho todo lo anterior, no se puede gestionar lo que no se puede medir. El reporte de estado de los dispositivos (en inglés) proporciona un resumen de la comunicación de todos los dispositivos de su flota. Revise este reporte regularmente para identificar y resolver cualquier problema de estado del dispositivo, y asegurarse de estar obteniendo información de todos los vehículos de la flota. 

Próximos pasos

Una vez que tenga una idea del uso y de los puntos en los que existe un desequilibrio, ¿qué sigue? 

Según los resultados, existen diferentes pasos que puede tomar para realizar mejoras. Estas son varias ideas: 

• Pida a los conductores más frecuentes que asesoren a los demás conductores sobre cómo optimizar sus días.
• Rote los vehículos para ayudar a extender sus ciclos de vida o cambie su función.
• Defina con claridad los usos aceptables e inaceptables del vehículo.
• Realinee las zonas y reglas para gestionar el millaje. 
• Ajuste de las prácticas comerciales para maximizar las ubicaciones de los almacenes y las áreas de servicio al cliente.

Otro ejemplo sería cambiar las rutas para mejorar el millaje y el ahorrar tiempo. Por ejemplo, observe dónde está domiciliado el vehículo en comparación con sus rutas. En lugar de hacer que los conductores viajen a su ruta habitual, tal vez sea mejor que comiencen su turno desde casa y den servicio a las áreas locales.

¿Qué puedo hacer si no sé cómo configurar un reporte específico?

Si necesita más orientación, vea el video Cómo ejecutar un reporte (en inglés). Comuníquese también con su distribuidor autorizado de Geotab o comuníquese con el especialista en el éxito de clientes de Geotab.

Además, visite Geotab Community (en inglés)para ver si ya hay alguien haciendo la misma pregunta. Puede plantear una pregunta y obtener comentarios de otros administradores de flota y expertos de Geotab.

Conclusión

Falta mucho para que deje de sentirse el impacto del COVID-19 (en inglés). Así que este es el momento de realizar ajustes a las operaciones. Los reportes, además de las zonas y reglas, son fundamentales para la concientización del uso de la flota. Dado que reconocemos que los administradores de flotas se encuentran bajo mucha presión en estos momentos, esperamos que estos reportes sean útiles para que puedan ver cómo está cambiando su negocio y adaptarse a la situación.