Guía de gestión flotillas: Maximiza la eficiencia operativa

La gestión de flotillas es esencial para las empresas y agencias que dependen del transporte para entregar productos o servicios. Este proceso busca controlar costos, aumentar la productividad y reducir riesgos. Una gestión efectiva puede transformar significativamente a una organización, incrementando la eficiencia en la adquisición de vehículos, optimizando el uso de combustible y asegurando el cumplimiento normativo, mientras mejora la seguridad de los conductores y contribuye a la sostenibilidad de las flotas mediante la reducción de emisiones de carbono.

“La administración de flotas juega un papel fundamental en sectores como la construcción, logística y distribución. Además, es un proceso que está en constante evolución gracias a innovaciones como la telemática y el software de gestión de flotillas, que simplifican y agilizan estas tareas todos los días”, comentó Neil Cawse, CEO de Geotab.

Con el uso de tecnologías avanzadas, como el monitoreo de vehículos y los vehículos conectados, los gestores de flotas pueden acceder a datos seguros y en tiempo real. Esto les permite tomar decisiones informadas para optimizar sus operaciones, mejorar la gestión del mantenimiento de flotas y diseñar estrategias efectivas de optimización de rutas, lo que resulta en una operación más eficiente y sostenible.

Funciones de los departamentos de gestión de flotillas

1. Formación y cumplimiento normativo de los conductores

Esta función incluye la administración general, análisis de las licencias de los conductores, preservación de datos, informes de cumplimiento y capacitación para los conductores, asegurándose de que se alineen con los estándares locales, regionales o nacionales.

2. Mantenimiento de flotas

Consiste en gestionar políticas y procesos para mantener los vehículos de la flota operando de manera segura y confiable, protegiendo tanto a los conductores como el valor residual de los activos.

3. Gestión de contratos y planificación fiscal

Una gestión eficaz implica negociar contratos para nuevos vehículos y equipos, planificar la sustitución de flotas, disponer de vehículos y equipos inutilizables, e implementar contratos para piezas, servicios y combustible.

4. Administración de combustibles

Los gerentes de flota se encargan de gestionar distintos tipos de combustibles como gasolina, gas natural y electricidad, además de los procedimientos adecuados de reparación y cumplimiento asociados a cada uno.

5. Planificación y optimización de rutas

Esta función se enfoca en mejorar las rutas para aumentar la productividad de la flota, reestructurar y asignar vehículos, desarrollar zonas personalizadas, analizar paradas ineficientes, comparar tiempos de llegada reales con los programados, evaluar la duración de las paradas y monitorear el tiempo de viaje y el periodo dentro de zonas específicas.

Principales funciones de los departamentos de administración de flotas

Los departamentos de administración de flotas son fundamentales para asegurar la operación eficiente, segura y rentable de los vehículos de una empresa. A continuación, se describen las principales funciones que desempeñan: 

1. Formación y cumplimiento normativo de los conductores

Este apartado incluye la gestión general de los conductores, análisis de licencias, preservación de datos, elaboración de reportes de cumplimiento y capacitación para garantizar que las operaciones estén alineadas con las normativas locales, regionales o nacionales. Un enfoque en la seguridad vial y el cumplimiento normativo refuerza la sostenibilidad de las flotas y reduce riesgos operativos.

2. Mantenimiento de flotas

La gestión del mantenimiento de flotas implica establecer políticas y procesos que aseguren que los vehículos operen de manera segura y confiable. Esto no solo protege la integridad de los activos, sino también la seguridad de los conductores, contribuyendo a prolongar la vida útil de los vehículos y mantener su valor residual.

3. Gestión de contratos y planificación fiscal

Una administración eficaz requiere la negociación de contratos para la adquisición de nuevos vehículos y equipos, la planificación para la renovación o sustitución de flotas y la disposición adecuada de activos inutilizables. También abarca la implementación de contratos relacionados con partes, servicios y combustible, optimizando los costos operativos.

4. Administración de combustibles

Los gestores de flotas deben administrar de forma eficiente el uso de distintos tipos de combustible, como gasolina, gas natural y electricidad. Con el crecimiento de los vehículos eléctricos, esta función también incluye el cumplimiento de los procedimientos relacionados con la carga, mantenimiento y costos asociados a este tipo de energía. 

5. Planificación y optimización de rutas

La optimización de rutas es crucial para mejorar la productividad. Esto implica reestructurar y asignar vehículos, crear zonas personalizadas, analizar paradas ineficientes, comparar tiempos reales con los programados y monitorear tiempos de viaje en zonas específicas. La telemática y los vehículos conectados son herramientas clave para hacer esta planificación más precisa y eficiente.

Conoce los diferentes tipos de flotas

Empresas y organizaciones de diversas industrias, desde pequeñas hasta grandes, aprovechan herramientas como el software de gestión de flotillas, similar a Geotab, para rastrear y supervisar una amplia gama de vehículos. Estos van desde coches particulares hasta camiones, aeronaves y maquinaria de construcción fuera de carretera. Estas soluciones tecnológicas son clave en sectores como transporte y logística, ventas y servicios, petróleo y gas, emergencias, entre otros.

La administración de flotas puede gestionarse internamente en una organización o a través de empresas externas especializadas. Estas compañías ofrecen una variedad de servicios diseñados para optimizar la operación de flotas, incluyendo:

• Arrendamiento de vehículos
• Adquisición y remarketing de activos
• Gestión de la cadena de suministro
• Administración de combustibles
• Servicios de mantenimiento de flotas
• Programas de seguridad para conductores
• Gestión de incidentes y siniestros
• Cumplimiento normativo y administración de peajes
• Administración de garajes y talleres
   

Con el uso de telemática y tecnologías avanzadas, las empresas pueden maximizar la eficiencia operativa, garantizar la seguridad de los conductores y reducir costos. Además, estas herramientas facilitan la transición hacia la sostenibilidad de las flotas, al integrar el uso de vehículos eléctricos y promover prácticas más sostenibles.

¿Por qué es importante la gestión de flotillas?

Ya sea gestionando un solo camión o coordinando una flota de diez mil vehículos, la administración de flotas es fundamental para el éxito de las operaciones comerciales. Monitorear la ubicación y condición de los vehículos, programar el mantenimiento de flotas y registrar el consumo de combustible son prácticas esenciales para controlar gastos, alargar la vida útil de los vehículos y mantener la operación eficiente.

El objetivo principal de la gestión de flotillas es fomentar la mejora continua. Esto incluye metas clave como:

• El rastreo efectivo de vehículos y equipos mediante tecnologías de telemática.
• El incremento de la seguridad en las operaciones y para los conductores.
• El monitoreo de vehículos a lo largo de su ciclo de vida para optimizar su rendimiento.
• La reducción de riesgos asociados con el transporte y la operación de flotas.
• La mejora de la eficiencia y productividad en las rutas y tareas asignadas mediante la optimización de rutas.
• El cumplimiento riguroso de normativas locales y regionales, incluyendo políticas de sostenibilidad de las flotas.

Con el creciente interés de las empresas en vehículos eléctricos y la sostenibilidad de las flotas, la reducción de emisiones de carbono se ha convertido en una prioridad estratégica. El uso de tecnologías avanzadas para el monitoreo de vehículos y la adopción de prácticas sostenibles no solo ayuda al medio ambiente, sino que también fortalece la rentabilidad y reputación de las empresas.

¿Cómo funciona la gestión de flotillas?

La gestión de flotillas es clave para garantizar la operación continua y eficiente de cualquier empresa que tenga o alquile vehículos. Su objetivo principal es optimizar el uso de los recursos a través de tácticas fundamentales, como:

• Adquisición de vehículos: Estrategias para sumar unidades a la flota de manera estratégica, económica y alineada con las necesidades de la empresa.
• Monitoreo de la eficiencia del combustible: Técnicas para evaluar y mejorar el consumo de combustible, reduciendo gastos innecesarios y aumentando la eficiencia operativa.
• Atención al uso del vehículo: Supervisar que los vehículos sean utilizados de forma correcta y eficiente, maximizando su rendimiento y vida útil.
• Control del comportamiento del conductor: Implementar medidas que promuevan una conducción segura y profesional, minimizando riesgos y mejorando la seguridad vial.
• Minimización de costos y riesgos operativos: Estrategias para reducir costos innecesarios y prevenir problemas operativos mediante políticas de seguridad y análisis de datos.

Para reducir el costo total de propiedad de los vehículos y aumentar la productividad, los gerentes de flotas recurren a tecnologías avanzadas como la telemática, software de gestión de flotillas y análisis de datos. Estas herramientas les permiten superar los desafíos del día a día, optimizando la operación de la flota y mejorando la eficiencia en la gestión de recursos.

¿Qué es un sistema de gestión de flotillas?

Un sistema de gestión de flotillas es una plataforma de software diseñada para que los gerentes rastreen y administren vehículos y personal técnico. Estos sistemas permiten a las empresas controlar datos clave de rendimiento, proporcionar análisis e insights en tiempo real, así como asistir en la planificación empresarial estratégica.

Al utilizar un sistema de gestión de flotillas, los gerentes obtienen información detallada sobre la disponibilidad de vehículos, actualizaciones de entregas, horas acumuladas en carretera, alertas meteorológicas y ajustes de ruta en tiempo real. Esto se facilita mediante el proceso conocido como telemática.

La telemática implica el uso integrado de tecnologías de información y comunicación para enviar, recibir y almacenar datos en vehículos a través de dispositivos de telecomunicación. Estos sistemas emplean dispositivos instalados en los vehículos y aplicaciones que usan GPS, permitiendo un monitoreo constante y preciso de las operaciones de flotas.

La función de la telemática en la gestión de flotillas

La telemática se integra comúnmente en las flotas a través de puertos de diagnóstico a bordo (OBD) para proporcionar datos a plataformas de software. Puede utilizarse para promover comportamientos de conducción más seguros y ecológicos, además de influir en el cumplimiento de las políticas de la flota. Adicionalmente, la telemática puede:

• Mejorar la atención al cliente mediante el uso de monitoreo de vehículos GPS en tiempo real, informes de viajes y la optimización de rutas y despachos.
• Proporcionar guías al conductor en el vehículo, informes de riesgo y comportamiento del conductor, notificaciones de colisiones y seguimiento de la ubicación de vehículos o equipos perdidos o robados.
• Utilizar mantenimiento de flotas predictivo y diagnóstico remoto para simplificar estas tareas.
• Gestionar el combustible mediante el monitoreo de vehículos en ralentí y otros hábitos de conducción.
• Facilitar el cumplimiento normativo con herramientas fáciles de usar para el registro electrónico, horas de servicio (HOS) e informes de inspección de vehículos por parte del conductor (DVIR).
• Integrarse con otros sistemas de software de gestión de flotillas como tecnología integrada de cámaras o software de CRM, y posibilitar la creación de nuevas aplicaciones.
• Administrar vehículos eléctricos (VE), reduciendo el impacto ambiental y las emisiones de carbono de la flota.

¿Qué es el software de gestión de flotillas?

El software de gestión de flotillas (FMS) es una herramienta que puede estar basada en la nube o en computadora, y permite a un equipo o a una persona gestionar todas las tareas relacionadas con la administración de flotas de vehículos. Estas tareas van desde la adquisición de unidades hasta el desguace de los vehículos.

El objetivo principal de este software de gestión de flotillas es recopilar, almacenar, procesar, monitorear, generar reportes, manipular y exportar datos relacionados con la flota. Con esta herramienta, es posible supervisar el rendimiento de los vehículos y obtener informes detallados con análisis profundos sobre las métricas más importantes. Algunas de las tareas que se pueden monitorear incluyen:

• Vehículo y conductor: seguimiento del uso y comportamiento en carretera, incluyendo informes sobre seguridad y eficiencia.
• Mantenimiento: programación de servicios preventivos, diagnóstico remoto y seguimiento del estado de los vehículos.
• Gestión de incidentes: monitoreo de eventos y respuesta a problemas imprevistos.
• Seguimiento de vehículos: ubicación en tiempo real, reportes de viaje y optimización de rutas.

El objetivo del FMS es simplificar y mejorar la gestión y automatización de la flota de principio a fin.

Con la integración de la telemática, los gerentes de flota pueden implementar soluciones inteligentes para ejecutar, automatizar y optimizar aspectos clave, como:

• Gestión y optimización de rutas: selección del mejor camino para cada trayecto, reducción de tiempos de viaje y consumo de combustible.
• Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo del conductor: monitoreo del comportamiento al volante para asegurar que se sigan los protocolos de seguridad.
• Notificaciones para mantenimiento preventivo: programación de intervenciones antes de que ocurran averías para evitar tiempos de inactividad y costos inesperados.
• Reducción de costos operativos: disminución del gasto de combustible y mantenimiento de vehículos detenidos con el motor encendido (ralentí).
• Gestión de la utilización de activos: maximizar el uso de cada vehículo y equipo.
• Cumplimiento de políticas y normas: asegurar que los conductores sigan las políticas internas y regulaciones externas.
• Objetivos de reducción de la huella de carbono: promover prácticas más sostenibles y trabajar hacia una mayor eficiencia ambiental.

Maximiza la eficiencia de tu flota de EV con la telemática

La gestión de la flota de vehículos eléctricos incluye la supervisión de vehículos eléctricos de la compañía, como los vehículos eléctricos a batería (BEVs) y los vehículos eléctricos híbridos enchufables (PHEVs). Usando software de telemática, los gerentes de flota pueden monitorear tanto vehículos a gasolina como eléctricos desde una misma plataforma.

Entre las métricas clave para la gestión de vehículos eléctricos, encontramos:

• Consumo de combustible y energía en VE: seguimiento del uso eficiente de la energía, garantizando una operación sostenible y rentable.
• Estado de carga del vehículo eléctrico: información en tiempo real sobre la capacidad de la batería y la autonomía disponible.
• Carga de la batería: monitoreo de la carga para programar la recarga de manera eficiente y evitar tiempos de inactividad.
   

Para los gerentes de flota que buscan optimizar su operación y maximizar la vida útil de las baterías, ofrecemos una herramienta gratuita de degeneración de batería de vehículos eléctricos. Esta herramienta compara la vida útil de la batería en diferentes marcas y modelos de vehículos eléctricos, proporcionando datos clave sobre el rendimiento y mantenimiento necesarios.

Cómo la tecnología está redefiniendo la gestión de flotillas

El análisis de datos, la movilidad y la tecnología integrada están dando forma al futuro de la gestión de flotillas. Los dispositivos de registro electrónico (ELD) para la ejecución de Horas de Servicio (HOS) e inspecciones de vehículos directamente desde un smartphone o tableta están agregando un nuevo nivel de eficiencia y ofreciendo beneficios en seguridad. Además, las flotas están adoptando cámaras y telemática de video para reforzar sus programas de gestión de riesgos, seguridad y cumplimiento de los conductores.

Las empresas que cuentan con conjuntos más completos de datos sobre vehículos y conductores están utilizando soluciones de datos e Inteligencia Artificial para obtener análisis más detallados. Por ejemplo, al realizar análisis comparativos de sus puntuaciones de seguridad frente a flotas similares, una empresa puede comprender mejor su situación y ajustar sus programas. Con kits de desarrollo de software (SDKs) e interfaces de programación de aplicaciones (APIs), las flotas pueden vincular las operaciones con áreas clave como recursos humanos, finanzas, seguros y otras partes interesadas. Además, estos registros permiten automatizar procesos, reducir costos operativos y maximizar el valor de sus datos.

Integraciones principales de la gestión de flotillas

Las mejores soluciones telemáticas posibilitan la integración y un mercado para ayudar a las flotas a extraer el máximo valor de los datos de sus vehículos, lo que incluye:

• Navegación en tiempo real
• Optimización de rutas
• HOS (Horas de Servicio)
• Informe de Inspección de Vehículos del Conductor (DVIR)
• Diagnóstico y mantenimiento del vehículo
• Declaración de impuestos para IFTA (International Fuel Tax Agreement)
• Prevención avanzada de colisiones
• Informes de seguridad y cumplimiento
• Retroalimentación verbal en el vehículo
• Sistema de identificación del conductor
• Comparativas
• Rastreo de activos, equipamientos y remolques
• Tecnología de detección de salida de carril, vídeo y cámara
• Gestión de vehículos eléctricos

¿Cuál es el futuro de la gestión de flotillas?

La gestión de flotillas evoluciona al ritmo del crecimiento tecnológico mundial. No solo está adoptando la sostenibilidad como una métrica clave, sino que también se está ajustando cada vez más a las necesidades del cliente para facilitar el uso y el avance tecnológico. A medida que avanzamos, veremos más avances en:

• Tecnología de blockchain: con blockchain, los datos se descentralizan y se distribuyen, proporcionando anonimato para fortalecer la seguridad, mientras que permiten a las empresas acceder fácilmente a la información que necesitan.
• Movilidad como servicio: esta tendencia, que pone al consumidor en el centro, también está impactando el sector del transporte. Se refiere a una plataforma de demanda en tiempo real que puede integrar diversos modos de transporte, ofreciendo una solución completa al consumidor, desde la planificación hasta el pago de los viajes..
• Acceso al vehículo sin llave: las llaves digitales, como Geotab Keyless, facilitan el acceso de clientes y empleados a vehículos compartidos con solo pulsar un botón o mediante el uso de una aplicación. Esto brinda a las flotas la oportunidad de explorar todo el potencial de sus vehículos.
• Soluciones en vehículos sostenibles: el mundo está mostrando un creciente interés por las soluciones sostenibles, por lo que nuevos modelos de vehículos eléctricos están siendo introducidos con propósitos cada vez más diversificados. Desde camiones eléctricos para largas distancias hasta modelos adicionales para consumidores, pronto será más fácil que nunca acceder a los vehículos eléctricos adecuados para las necesidades de tu flota.
• Vehículos autónomos: aunque los vehículos autónomos aún puedan parecer un concepto lejano, ya existen oportunidades en el transporte por carretera para beneficiarse de estos activos debido a la previsibilidad de los patrones de tráfico en autopistas.

Con la telemática, los gerentes de flotas tienen acceso a informes de diagnóstico de vehículos, monitoreo de activos e insights sobre el comportamiento de los conductores. Con esta información, es posible obtener nuevas perspectivas sobre sus empresas para planificar e innovar de cara al futuro.
 

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