¿Cuáles son los indicadores clave más utilizados para gestionar las flotillas?

Monitorear métricas esenciales como el costo por kilómetro recorrido, el gasto promedio de los vehículos y el control de velocidad es indispensable para una buena gestión de flotillas comerciales. En este sentido, el uso de datos es crucial para la optimización de recursos y para diseñar estrategias con la máxima eficiencia. Estos indicadores pueden señalar la necesidad de mantenimiento de los vehículos, por ejemplo, identificando problemas y gastos innecesarios, además de contribuir a la calidad de las entregas y a la reducción del número de accidentes en carreteras. Es decir, la definición de KPIs (indicadores clave de rendimiento) es necesaria para medir el desempeño de las flotillas, que funcionarán como un termómetro para la toma de decisiones estratégicas.

Ya existen software de gestión de flotillas que, con la ayuda de la telemetría, facilitan este análisis y brindan datos completos a través del monitoreo en tiempo real de vehículos y conductores. Esta tecnología se denomina telemática.

Geotab es líder global en telemática y ofrece soluciones de mantenimiento y diagnóstico de flotillas que, en combinación con diferentes aplicaciones, pueden ayudar a reducir los tiempos de inactividad de los vehículos, disminuir costos administrativos y detectar problemas en el motor con anticipación a través de KPIs de la aplicación MyGeotab y sus asociados.

En este artículo, presentaremos algunos de los principales indicadores para la gestión de flotillas que te permitirán mejorar las operaciones de transporte de carga. ¡Sigue leyendo para descubrirlos!

Los 5 KPIs principales para la gestión de flotillas comerciales

Los KPIs son herramientas que permiten el análisis de rendimiento y posibilitan la toma de decisiones basadas en objetivos preestablecidos por la compañía. A través de ellos, es posible corregir errores e identificar intervenciones necesarias dentro de las operaciones. A continuación, separamos las mejores métricas para una gestión de flotilla más eficiente, segura y económica:

1. Costo por kilómetro recorrido

Para comenzar esta lista, el costo por kilómetro recorrido es uno de los KPIs más importantes que deben ser monitoreados en la gestión de flotillas. Esto se debe a que, a partir de este indicador, se realizan las mantenimientos más significativos, además de ser un criterio para la sustitución de piezas, neumáticos y otros ítems que necesitan ser renovados periódicamente.

El cálculo para conocer el costo por kilómetro de los vehículos comerciales se realiza en dos bases: costo de kilometraje total y costo de kilometraje por vehículo. Para ambos casos, la fórmula para llegar a este índice consiste en sumar los costos fijos (documentación, seguro, impuestos, etc.) y los costos variables (combustible, aceite, limpieza, etc.), y dividirlo por el número de kilómetros recorridos por el(los) vehículo(s).

En la práctica, es así: (Costos fijos + Costos variables) / Kilómetros recorridos

Para facilitar el trabajo de los gestores de flotilla, este cálculo puede realizarse automáticamente por la aplicación MyGeotab:

1.Consumo promedio de los vehículos

El consumo promedio de combustible es otro factor crucial en la gestión de flotillas ya que permite monitorear las fluctuaciones en los gastos e identificar las condiciones del vehículo y patrones de mal uso por parte de los conductores, como la conducción agresiva y el exceso de velocidad, además de registros de multas y accidentes, y necesidades de mantenimiento.

Al igual que con el kilometraje recorrido, el consumo promedio de los vehículos puede calcularse a partir del total utilizado por la flotilla o por cada automóvil de carga. Para esto, primero, es necesario calcular la media de litros por kilómetro entre un mes y otro para cada vehículo, utilizando la siguiente fórmula:

VEHÍCULO 1

Promedio (Km/L) = (Valor por litro del mes 2 – Valor por litro del mes 1) / Litros abastecidos en el mes 2

Continuando con el mismo vehículo, ahora el cálculo es del promedio por período de abastecimiento. En esta fórmula se considera el número de kilómetros recorridos por el automóvil, dividido por los abastecimientos realizados durante ese periodo.

VEHÍCULO 1

Media del Período (Km/L) = (Kilometraje del último mes – Kilometraje del primer mes) / Suma total de litros desde el segundo repostaje

Nota: es importante destacar que la suma total de litros se realiza a partir del segundo repostaje, ya que el primero es el punto de partida para todo el cálculo.

La plataforma telemática de Geotab proporciona estos informes listos y automatizados en base a la información previamente registrada de tu flotilla.

3) Control de repostaje

Como KPI complementario al índice de consumo medio, el control del repostaje de combustible por conductor permitirá que el gestor tenga más visibilidad sobre lo necesario para cada viaje y ayudará a identificar excesos. 

Todo esto puede realizarse a través de registros de repostajes al final de cada viaje realizado por el conductor responsable. Un promedio más alto en el uso de combustible puede ser un indicador de conducciones agresivas por parte del empleado, como alta velocidad o frenadas bruscas.

Para operaciones de transporte de carga más económicas, el sistema de Geotab registra automáticamente cada repostaje y genera informes en tiempo real para que no haya discrepancias en la información.

4) Disponibilidad de los vehículos

Una de las tareas principales de un gestor de flotilla es asegurar que los vehículos estén disponibles y en buenas condiciones para el transporte de carga. Así, cada vez que un automóvil queda indisponible, ya sea por mantenimiento o, en casos más graves, por algún accidente en las carreteras, hay pérdida de tiempo y dinero. 

Por ello, es vital garantizar que el vehículo esté disponible el mayor tiempo posible dentro de las operaciones.

Siguiendo esta lógica, es necesario calcular el tiempo de indisponibilidad de cada vehículo por período, lo cual puede planificarse a través de la plataforma telemática de Geotab, que controla y envía avisos sobre los períodos de mantenimiento programado o de emergencia. Este número permitirá un análisis para mejorar la gestión de la flotilla, ya que cuanto menor sea el tiempo de indisponibilidad por vehículo, más económico será el servicio de transporte de carga.

 5) Exceso de velocidad de los conductores

Según datos de la Organización Mundial de la Salud (OMS), superar el límite de velocidad permitido sigue siendo una de las principales causas de accidentes en carreteras en todo el mundo. Por tanto, es extremadamente importante para las empresas de transporte de carga monitorear estas infracciones dentro de sus flotillas, ya que esto resultará en una disminución de los siniestros, ahorrando dinero, salvando vidas y aumentando la productividad en las operaciones.

Para facilitar la implementación de este indicador, Geotab cuenta con diversas soluciones de seguridad para flotillas, que permiten la visualización de paneles integrados de monitoreo para que el gestor obtenga información en tiempo real del comportamiento de los conductores en las carreteras. Con ello, es posible crear programas de bonificación por buenas prácticas para incentivar la reducción de accidentes y multas.

¿Cómo mejorar los indicadores de gestión de flotillas de forma simple?

Ahora que ya hemos explicado cómo el monitoreo de los KPIs de gestión de flotillas puede llevar a la empresa a un nuevo nivel, con más economía, seguridad y calidad de servicio, es hora de conocer un poco más sobre las herramientas que facilitarán el día a día del gestor y ayudarán a alcanzar las metas predefinidas por la empresa.

Geotab, la mayor empresa de telemática del mundo, utiliza soluciones de big data para la gestión de flotillas y proporciona análisis e informes personalizables que ayudan en la gestión y toma de decisiones. Reconocida como una de las empresas de tecnología de rápido crecimiento, opera con más de 3 millones de suscriptores en más de 130 países, recopilando más de 55 mil millones de puntos de datos diariamente.

A través de una instalación simple y fácil (sin cortes de cables), el dispositivo telemático de Geotab obtiene toda la información del motor y puede integrarse con cámaras y sensores de temperatura, monitoreando en tiempo real cualquier inconsistencia en la ruta o situaciones de riesgo para el conductor y la carga. Entre las ventajas competitivas de la plataforma de Geotab, se incluyen:

• Algoritmo de rastreo patentado, que garantiza comunicación continua con el vehículo, además de registrar datos más fiables, claros y concisos para que los gestores monitoricen, contacten y coordinen a sus conductores. El algoritmo de curva de Geotab procesa los datos de forma inteligente, lo que significa que, para no sobrecargar el sistema, solo los datos relevantes se envían a la nube. Fue creado por el CEO de Geotab, Neil Cawse.
• Agilidad en la actualización de información, ya que, con el dispositivo telemático de Geotab, la recolección de datos ocurre cada milésimo de segundo, mientras que otras empresas recopilan los datos con una tasa ping, que recibe la información con algunos segundos de diferencia. De esta manera, los datos recopilados por Geotab son mucho más precisos.
• Paneles y análisis detallados, generados mediante inteligencia artificial, que facilitan el monitoreo de actualizaciones necesarias en los parámetros, como por ejemplo la sugerencia de nuevas zonas a partir de los lugares visitados frecuentemente por la flotilla.
• Marketplace integrado al sistema. Actuando como una plataforma abierta, Geotab cuenta con socios aprobados que ofrecen diversas soluciones complementarias de terceros, lo que permite integrar servicios de cualquier empresa, como en la gestión de riesgos.

Además, con el apoyo de Geotab es posible incrementar la productividad de los equipos, ya que todos los KPIs se monitorean automáticamente, permitiendo que el gestor utilice su tiempo para análisis más profundos para decisiones estratégicas de la empresa. Para saber más, programa una charla con uno de nuestros especialistas hoy mismo.

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