A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd. ahora tiene presencia donde más la necesita

La telemática no solo consiste en obtener datos relevantes de las flotas y vehículos. Especialmente para las compañías con operaciones extensas y que coordinan decenas de unidades en regiones amplias, es crucial que la información esté disponible en tiempo real y que exista una comunicación bilateral entre los operadores y el centro de control. Esta solución optimiza la respuesta a incidentes y habilita el monitoreo efectivo de mejores prácticas de manejo para mejorar integralmente la productividad de la compañía. En otras palabras, no basta con tener ojos en la flota: las soluciones telemáticas deben empoderar a las empresas para tener la presencia adecuada en el momento correcto.

Esta regla ha probado ser mucho más clara para el mercado en el que opera A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd. Debido al entorno geográfico complejo, el negocio no puede limitarse a observar. La capacidad para monitorear y comunicarse con sus operadores, así como para actuar rápidamente en cualquier momento y lugar es una habilidad crucial para cumplir con su propuesta comercial y proteger a su equipo. Los sistemas de Geotab le dieron la oportunidad de fortalecer su presencia justo donde más lo necesitaba.

Con la implementación del sistema de telemática de Geotab, A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd. logró tener ojos y manos en toda su área de servicio, lo cual le permitió lograr hitos clave en su negocio de distribución:

• Monitorear fácil y constantemente sus unidades, para reducir el uso de combustible, detectar comportamientos inusuales o indeseables de los operadores y mejorar el tiempo de respuesta ante posibles accidentes.
• Hacer más dinámica y sencilla la gestión de la flota, facilitando el trabajo de los equipos de monitoreo y respuesta.
• Mejorar sistemas de evaluación y recopilación de información de incidentes, para determinar con mayor precisión si la responsabilidad está en los operadores o en otros agentes externos.

El desafío: Falta de visibilidad y respuesta rápida en Trinidad y Tobago

Las características geográficas de la nación isleña de Trinidad y Tobago la hacen un territorio complejo para la operación logística. No solo Tobago está separada de Trinidad por 30 kilómetros de mar. Ambas islas se caracterizan por su territorio montañoso, así como por tener un amplio número de ríos y zonas forestales. Estas condiciones implican que A.S. Bryden & Sons Ltd. deba estar a la altura de varios retos de comunicación y coordinación.

De inicio, aunque proveen servicios de distribución a ambas islas, su centro de operaciones y el grueso de su flota se encuentra en Trinidad. En Tobago hay colaboradores, disponibles 24/7, con quienes deben coordinarse remotamente. Pero incluso en Trinidad, aunque la red carretera es amplia y en teoría les debería permitir prestar servicio a toda la isla, la señal de los sistemas de telecomunicación no siempre es la ideal.

“Una de las cosas que necesitábamos era poder comunicarnos [con los operadores] cuando hay algún incidente. En el pasado nos ha sucedido que podía entrar una llamada reportando un accidente [con una de nuestras unidades], pero no podíamos llamar de regreso al operador.” 

Anisha Joseph-Horne, Operations Coordinator en A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd.

Las deficiencias en los sistemas de comunicación no solo tenían un impacto negativo para la compañía al momento de intentar responder a accidentes. El simple monitoreo de unidades y las iniciativas para mejorar el rendimiento de la flota también eran tareas desafiantes. “[Necesitábamos] información directa para que pudiéramos identificar dónde estábamos usando mucho combustible, cuándo un vehículo está avanzando demasiado rápido, si les ponen multas, etc. Entonces no es solo cuestión de saber dónde están los camiones. Queremos una gestión holística”, señala Joseph-Horne.

Pero A.S. Bryden & Sons Trinidad, además visibilidad constante de las operaciones y la capacidad de comunicarse inmediata y confiablemente con sus operadores, también requería un sistema suficientemente sencillo de operar para que cualquier persona dentro de la organización pudiera interactuar directamente con él, y así no tener a una sola persona intentando responder las solicitudes de todos los departamentos al mismo tiempo. Aquí, Geotab se posicionó como el aliado más adecuado.

La solución: Un sistema de monitoreo, comunicación y respuesta eficiente y preciso

La instalación del sistema Geotab en las operaciones de A.S. Bryden & Sons Ltd. ha permitido que la compañía continúe trabajando con casi total normalidad. De acuerdo con Anisha Joseph-Horne, la configuración de los equipos en las unidades se ha hecho división por división, lo que les ha permitido tener una transición ordenada, y la colocación de los aparatos es tan sencilla que todo el proceso de coordinación, instalación, mantenimiento y prueba se ha podido concretar en periodos de entre 24 y 48 horas. El poder monitorear con precisión las más de 50 unidades del negocio, un objetivo que la compañía ha tenido por más de dos años, finalmente se está cumpliendo.

“[Ya usamos las soluciones de Geotab] para el combustible, multas, tiempos muertos, ya estamos usando los reportes históricos de viajes. Tenemos reportes de daños para que, si hay un accidente, los podamos usar también. Diariamente debo revisar el sistema de Geotab para ver si una unidad tuvo algún problema. Si detectamos alguna anomalía, enviamos un email inmediatamente y el equipo técnico ahora puede coordinarse en solo un par de horas”.
Anisha Joseph-Horne, Operations Coordinator en A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd.

La implementación de los sistemas de telemática de Geotab también les ha permitido tener un enfoque más proactivo en la gestión del negocio. En lugar de esperar los reportes de actividad automáticos, A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd. ahora puede usar el monitoreo en tiempo real para hacer revisiones aleatorias constantes solamente para verificar que las unidades estén en donde deberían estar y se estén apegando al plan de operación.

Asimismo, la facilidad de uso de la plataforma les permite incluso agregar, eliminar y cambiar usuarios fácilmente. Esto significa que se pueden hacer revisiones periódicas de quién tiene acceso a los sistemas y la información que recopilan y cambiar los permisos que sean necesarios para la estrategia comercial, una ventaja que les permite ser más ágiles como negocio. Esta agilidad incluso está reflejándose directamente en el servicio que reciben personalmente los clientes.

“Hemos usado el sistema de Geotab para graficar y dividir con mayor precisión a nuestros clientes. Así ya no tenemos operadores y equipos que se crucen. De esta forma, nuestros clientes empiezan a acostumbrarse a tratar con ciertos colaboradores, y ellos a su vez se acostumbran a nuestros clientes. Construimos una relación personal que nos permite dividir estratégicamente a nuestros colaboradores.”
Anisha Joseph-Horne, Operations Coordinator en A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd.

Los resultados: En búsqueda de nuevas formas de mejorar la visibilidad y el control sobre su negocio

Con el sistema de Geotab, A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd. tiene una capacidad de monitoreo mucho mayor que antes. “Le cayó una rama a una de nuestras unidades desde un árbol. El sistema no solo nos indicó que había un impacto, sino que la rama se había quedado prensada”, señala Anisha Joseph-Horne. “Con el reporte del trayecto, pudimos darnos cuenta de que el vehículo pasó por áreas de bosque, así que descartamos cualquier responsabilidad para el conductor. Estamos usando el sistema de Geotab para armar nuestros casos y mostrar que podemos hacer las cosas de forma distinta”, asegura.

La información telemática también les ha permitido tener una rendición de cuentas más sólida en los reportes de uso de combustibles, así como para crear rutas más seguras ante posibles incidentes criminales durante los trayectos. La capacidad para monitorear en tiempo real el comportamiento de los conductores también ha ayudado a la empresa a reducir comportamientos que puedan poner en riesgo a los operadores y los cargamentos que transportan.

Como la implementación de los sistemas telemáticos ha sido tan exitosa, Anisha Joseph-Horne y su equipo están explorando cómo sacarle mayor provecho a la tecnología de Geotab y las soluciones en su Marketplace. Además de un sistema de monitoreo interno por cámaras, también se ha propuesto que la plataforma se convierta en una herramienta crucial para todas las áreas de la empresa, no solo para el equipo de monitoreo y respuesta a incidentes.

“Queremos que todos estén en el punto donde yo estoy y hagan más con el sistema que sólo checar dónde está su camión. Buscamos que todos sean suficientemente independientes como para que puedan trabajar en estas solicitudes por su cuenta. Creemos que es crucial que no solo nuestro staff junior, sino también nuestros miembros más senior, conozcan las funciones de Geotab y vean cómo se pueden beneficiar de ellas diariamente”.
Anisha Joseph-Horne, Operations Coordinator en A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd.

Del Gerente de Flota

“Intentamos aprovechar el sistema de Geotab lo más posible. Pero siempre hay mucho más que se puede hacer con él. Mi equipo y yo estamos revisándolo a profundidad para ver qué otros datos o aplicaciones podemos agregar a nuestras operaciones y cuál puede ser la mejor forma de aprovecharlos para el crecimiento y beneficio de nuestra compañía hacia adelante.”
Anisha Joseph-Horne, Operations Coordinator en A.S. Bryden & Sons Trinidad Ltd.