Análisis preliminar de una RFP

Una RFP (Request For Proposal) es una espada de doble filo, puede representar una valiosa oportunidad para hacernos con un cliente importante o una oportunidad para desperdiciar recursos valiosos y no hay recurso más valioso que el tiempo del equipo humano que forma parte de nuestro negocio.

Debido a esto es necesario que definas una metodología para:

• Decidir responder o no responder una RFP
• Manejar deadlines
• Elaborar la propuesta
• Preparar la presentación
• Realizar el seguimiento

En este artículo nos vamos a enfocar en el primer punto, factores para decidir si responder o no responder a una RFP.

¿Qué es una RFP?

Es una solicitud de propuesta (en inglés, Request For Proposal) generada por una empresa o entidad que busca adquirir un servicio/producto. Generalmente se realiza a través de un proceso de licitación o concurso de proveedores.

Una RFP, por regla general, tiene un componente técnico o especializado bastante importante y en muchos casos el servicio que se requiere es tan complejo que puede no existir, por lo que la propuesta necesita ser estudiada a fondo y coordinada por varios equipos antes de ser respondida.

¿Cómo decidir si presentarse o no a una RFP?

Recordemos que una RFP puede hacernos perder recursos de forma indiscriminada, por lo que tenemos que tomar una decisión meditada sobre si responder o no responder a una determinada RFP.

Algunos de los factores a tener en cuenta a la hora de tomar la decisión son los siguientes:

• Número de personas que debemos involucrar para responder
• ¿Nuestro producto o servicio encaja?
• Competidores
• Tiempo para responder
• Presupuesto
• ¿Es necesario involucrar partners?
• Limitaciones de recursos humanos/económicos
• Presión de la parte ejecutiva

A la hora de responder a una RFP debemos hacerlo para ganar, no para participar, de lo contrario lo mejor es declinar de forma profesional.

Un buen método para decidir si entrar o no en una RFP es crear un scorecard que nos permita asignar una puntuación a una determinada RFP y basándonos en esa puntuación, decidir si responder o declinar.

RFP Scorecard

En este punto ya conocemos los factores que podemos tener en cuenta a la hora de decidir si nos vamos a presentar a una RFP (es importante hacer el ejercicio de analizar los factores descritos en el punto anterior y agregar los que sean específicos de nuestra empresa).

El scorecard o tarjeta de puntuación nos va a permitir cuantificar estos factores.

Este método tiene tres beneficios principales:

1. Elimina el factor “emocional” a la hora de tomar la decisión de presentarnos
2. Nos permite medir el factor de éxito basado en el score de la RFP
3. Si se solapan dos o más RFPs, el scorecard nos permite priorizar a la hora de asignar recursos

El scorecard debe ser muy fácil de rellenar (una sola página) tanto por la persona de desarrollo de negocio como por la persona con la habilidad técnica para realizar esta primera evaluación, generalmente el ingeniero de pre-venta o Solutions Architect.

La idea es asignar una puntuación positiva o negativa basada en factores de negocio, técnicos y de oportunidad.

Ejemplos de factores a tener en cuenta en una RFP scorecard

Factores relacionados con la oportunidad:

• ¿Cliente nuevo o existente?
• ¿Historial positivo con el cliente?
• ¿Hemos influenciado en la confección de esta RFP?
• ¿Tenemos un sponsor de nivel ejecutivo en el cliente?
• ¿Tenemos acceso a los stakeholders/influencers?
• ¿Tenemos alguna objeción con los términos legales?

Factores relacionados con la estrategia:

• ¿Necesitamos partners tecnológicos para cumplir con los requisitos?
• ¿Relación con los partners tecnológicos?
• ¿Es un cliente muy estratégico?
• ¿Ganar esta RFP mejoraría nuestra posición en una determinada vertical?

Factores relacionados con los competidores:

• ¿Conocemos a los competidores?
• ¿Algún competidor muy fuerte en esa vertical?
• ¿Es un cliente importante de uno de nuestros competidores directos?

Cada uno de esos factores puede puntuar de forma positiva, negativa o neutra, dependiendo de la escala que hayamos decidido usar.

Piensa detenidamente en los distintos apartados (negocio, oportunidad, técnico, recursos, competidores, legal) y crea preguntas a las que sea fácil asignar un peso en la escala que creas más conveniente.

Cuando hayas completado la tarjeta, compara esa puntuación con RFPs ganadas y pérdidas en ese mismo rango de puntuación en los últimos 12 meses.

El scorecard no representa una medida absoluta de éxito o fracaso, pero nos proporciona una visión muy clara a la hora de decidir.

Una vez la puntuación esté calibrada de forma correcta, en una escala de 0 a 100, vas a encontrarte muy pocas RFPs ganadas con una puntuación por debajo de 40 y pocas pérdidas con una puntuación por encima de 70.

La clave está en decidir qué hacer con las que caigan en esos grises, sin embargo, a la hora de priorizar esfuerzos, lo vas a poder hacer de forma muy clara entre una RFP que puntúa 65 y otra que puntúa 45.

Respuesta alternativa a una RFP

Sin lugar a dudas vamos a recibir RFPs que van a puntuar muy poco porque están fuera de nuestra zona de confort o porque vienen de clientes que lanzan muchas RFPs y nunca hemos ganado ninguna.

Es cierto que podemos decir no presentarnos, pero también hay casos en los que podemos responder de forma inteligente para intentar cambiar el rumbo de la RFP.

En el caso de que nuestro producto no encaje, pero podamos proporcionar una alternativa a nivel de implementación o arquitectura, podemos crear una respuesta alternativa.

Un ejemplo de respuesta en el caso de que nuestro producto no encaje, sería la siguiente:

“Nuestra solución no encaja de forma correcta si nos basamos en la forma de solucionar el problema que nos habéis planteado. Sin embargo, si consideráis resolverlo de esta forma (como lo hemos implementado en “X y Y cliente”), esto es lo que os proponemos.

Esta respuesta puede generar una conversación con el cliente, y en muchos casos es probable que consigamos cambiar las reglas del juego, lo que puede hacer que gracias a nuestra respuesta desistan de la RFP o que decidan expandirla.

Conclusiones

Crear una metodología a la hora de afrontar RFPs es clave para ahorrar recursos y aumentar las posibilidades de éxito.

Ten cuidado con las RFPs que se reciben de forma inesperada, estas son las más propensas a consumir nuestros recursos, ya que debido a las prisas solemos saltarnos los procesos.

Una vez tomada la decisión de presentarnos, debemos definir de forma clara los roles y responsabilidades y volcarnos a ofrecer una respuesta ganadora.