La guía completa para la gestión de flotas

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es un sistema para empresas que dependen del transporte para entregar sus productos o servicios. Está diseñado para controlar los costes, gestionar la productividad y reducir los riesgos. La actividad de gestión de flotas puede generar valiosos beneficios para una organización, como una mayor eficiencia en la adquisición de vehículos, la gestión del combustible, el aumento del cumplimiento de la normativa, una mayor seguridad de los empleados y menores emisiones de carbono. 

“La gestión de flotas desempeña un papel valioso y esencial en muchos sectores, desde transporte en carretera hasta la última milla, y está en constante evolución. Tanto hoy como en el futuro, los nuevos avances en la tecnología telemática y el software de gestión de flotas seguirán ayudando a simplificar y agilizar esta tarea”, comenta Neil Cawse, CEO de Geotab. “Al aprovechar la telemática y la tecnología de vehículos conectados, los gestores de flotas tendrán acceso a los datos de los vehículos, y eso les ayudará a tomar decisiones mejor fundadas y optimizar su flota”. 

¿Qué hacen los departamentos de gestión de flotas?

Los departamentos de gestión de flotas y los gestores de flotas son responsables de: 

1. Formación para el conductor y cumplimiento de la normativa

Esto puede incluir la administración general, las revisiones de los permisos de conducir, la conservación de datos, los informes de cumplimiento y la formación de conductores de acuerdo con las normas locales, regionales o nacionales.

2. Mantenimiento de la flota

El mantenimiento de la flota es la gestión de políticas y procesos diseñados para mantener los vehículos de la empresa en condiciones de funcionamiento seguras y fiables para proteger a los conductores y el valor residual.

3. Gestión de contratos y planificación fiscal

La negociación de contratos de vehículos y equipos nuevos, la previsión de la sustitución, la eliminación de vehículos fuera de servicio, y la gestión de contratos de flota para piezas, servicio y combustible son fundamentales para la gestión de flotas.

4. Gestión del combustible

Los gestores de flotas son responsables de administrar los tipos de combustible, como la gasolina, el gas natural y la energía eléctrica, así como las reparaciones y los procedimientos de cumplimiento de la normativa.

5. Planificación y optimización de rutas

La planificación y optimización de rutas implica el ajuste de las rutas para potenciar la productividad de la flota, el diseño de rutas y la asignación de vehículos, la creación de zonas personalizadas, la evaluación de paradas no realizadas o realizadas fuera de servicio, la comparación de las horas de llegada planificadas con las reales y la duración de las paradas, así como la visualización del tiempo de viaje y el tiempo invertido en zonas definidas.

Tipos de gestión de flotas

Las empresas y organizaciones de una amplia variedad de sectores, tanto grandes como pequeñas, utilizan un software de gestión de flotas como el que ofrece Geotab para realizar el seguimiento y la supervisión de los distintos tipos de vehículos, desde turismos hasta camiones, vehículos de construcción, etc. También operan en una serie de industrias tales como mensajería y reparto, leasing, sector farmacéutico, transporte y logística y muchas más. 

La gestión de vehículos de flota se puede llevar a cabo dentro de una organización o externalizarse a una empresa de gestión de flotas. Las empresas de gestión de flotas ofrecen diferentes servicios, como los siguientes: 

• Alquiler de vehículos
• Adquisición y recomercialización
• Gestión de la cadena de suministro
• Gestión del combustible
• Servicios de mantenimiento
• Programas de seguridad
• Respuesta ante una colisión
• Peajes y servicios de cumplimiento
• Gestión de talleres

¿Por qué es importante la gestión de flotas?

Independientemente de si se trata de 1 camión o 10.000 camiones, la gestión de flotas es fundamental para el éxito de las operaciones empresariales. El seguimiento de la ubicación y el estado de los vehículos, así como los programas de mantenimiento y el consumo de combustible, ayudan a gestionar los costes y prolonga la vida útil del equipo.

El fin último de la gestión de flotas es la mejora continua. Dentro de esta, existen muchos objetivos, entre los que se incluyen el seguimiento de vehículos y equipos, el aumento de la seguridad, la supervisión del ciclo de vida de los vehículos comerciales a la vez que se reducen los riesgos, el incremento de la eficiencia, la mejora de la productividad y el cumplimiento continuado de la normativa. A medida que más empresas adoptan la sostenibilidad de los vehículos eléctricos y de la flota, la reducción de las emisiones también es un objetivo clave.

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

La gestión de flotas funciona prácticamente igual en cualquier empresa que alquile o posea una flota de vehículos. El proceso y la estrategia de gestión de flotas es mantener la fluidez y la eficiencia operativa, e implican las siguientes estrategias básicas:

Existe una presión constante para reducir el coste total de propiedad, aplicar las políticas de seguridad del conductor, minimizar los riesgos y aumentar la productividad. Debido a esto, los gestores de flotas utilizan tecnología telemática, análisis de datos y software que les pueden ayudar a hacer frente a los numerosos retos empresariales (en inglés) que puedan presentarse.

¿Qué es un sistema de gestión de flotas?

Un sistema de gestión de flotas es una plataforma de software que permite a los gestores realizar el seguimiento y la gestión de vehículos y técnicos. Estos sistemas pueden ayudar a realizar un seguimiento de los datos clave de rendimiento, obtener información y análisis en tiempo real y ayudar en la planificación empresarial.

Cuando se utiliza un sistema de gestión de flotas, los gestores reciben datos sobre la disponibilidad de vehículos, actualizaciones de entrega, horas acumuladas en carretera, alertas meteorológicas y ajustes estratégicos de rutas, entre otras cosas. Y todo en tiempo real a través de un proceso conocido como telemática.

La telemática se refiere al uso integrado de la tecnología de la información y las comunicaciones. La tecnología puede enviar, recibir y almacenar información de los vehículos a través de dispositivos de telecomunicaciones. La telemática es el dispositivo de comunicación integrado en el vehículo, los servicios y las aplicaciones que se utilizan en  los vehículos equipados con GPS.

El papel de la telemática en la gestión de flotas

La telemática se integra normalmente en las flotas a través de los puertos de diagnóstico a bordo (OBD) del vehículo para proporcionar datos a las plataformas de software. La telemática se puede utilizar para fomentar un comportamiento más seguro y respetuoso con el medio ambiente de los conductores e influir en el cumplimiento de las políticas de flota. 

Además, la telemática puede:

• Mejorar el servicio al cliente con la supervisión por GPS en tiempo real, los informes de viajes, los envíos y la planificación de rutas.
• Proporcionar asistencia al conductor dentro del vehículo, informes de riesgos y de comportamiento del conductor, notificaciones de accidentes, reconstrucción y seguimiento de la ubicación de vehículos o equipos perdidos o robados.
• Utilizar el mantenimiento predictivo y el diagnóstico remoto para agilizar el mantenimiento y el diagnóstico.
• Gestionar el combustible mediante la supervisión del tiempo en ralentí y otros hábitos de conducción.
• Asegurar el cumplimiento de la normativa con soluciones como la descarga remota de los datos del tacógrafo.
• Integrarse con otros sistemas de software, como la tecnología de cámara integrada o el software CRM e incluso crear nuevas aplicaciones.
• Gestionar vehículos eléctricos a la vez que se reduce el impacto medioambiental y las emisiones de carbono de una flota.

¿Qué es el software de gestión de flotas?

El software de gestión de flotas es un software informático o basado en la nube que permite a una persona o un equipo gestionar tareas relacionadas con la gestión de vehículos. Estas tareas específicas lo abarcan todo, desde la adquisición de vehículos hasta su eliminación.

El objetivo principal del software de gestión de flotas es recopilar, almacenar, procesar, supervisar, manipular y exportar datos de flota, así como crear informes con ellos. El software de gestión de flotas puede realizar un seguimiento del rendimiento de la flota y dar a conocer sus métricas por medio de informes y análisis. Entre las tareas específicas que puede realizar el software de gestión de flotas se incluyen los vehículos, los conductores, el mantenimiento, la gestión de incidentes y el seguimiento de vehículos. 

Cuando se utiliza la telemática, los gestores de flotas pueden implementar soluciones inteligentes para lograr, automatizar y mejorar lo siguiente:

• Optimizar las rutas.
• Garantizar la seguridad al volante y el cumplimiento de la normativa.
• Recibir notificaciones de mantenimiento preventivo.
• Reducir los costes del tiempo en ralentí, el combustible y el mantenimiento.
• Gestionar la utilización de activos.
• Ayudar a los conductores a cumplir con las políticas y normativas.
• Objetivos de reducción de la huella de carbono

Véase también:  ¿Qué es un panel de gráficos de gestión de flotas?

Gestión de flotas de vehículos eléctricos

La gestión de flotas de vehículos eléctricos es el proceso de supervisión de los conductores y los vehículos eléctricos de la empresa, como los vehículos eléctricos de batería (BEV) y los vehículos eléctricos híbridos enchufables (PHEV). Gracias al software telemático, los gestores de flotas pueden supervisar tanto los vehículos de gasolina como los vehículos eléctricos en la misma plataforma. 

Entre los ejemplos de  métricas de seguimiento de vehículos eléctricos se incluyen: 

• Consumo de combustible y de energía de vehículos eléctricos
• Estado de carga de vehículos eléctricos
• Carga de la batería

Para hacerse una idea de un caso práctico, prueba nuestra herramienta de degradación de la batería eléctrica gratuita para ver una comparación de la duración de la batería con las diferentes marcas y modelos de vehículos eléctricos, datos fundamentales que los gestores de flotas deben comprender.

La evolución del seguimiento de flotas

El análisis de datos, la movilidad y la tecnología integrada están moldeando el futuro de la gestión de vehículos. Las flotas también están adoptando cámaras y sistemas telemáticos de vídeo para reforzar sus programas de gestión de riesgos, seguridad y cumplimiento normativo de los conductores.

Las empresas con grandes conjuntos de datos de vehículos y conductores utilizan soluciones de datos e Inteligencia Artificial para un análisis más profundo. Por ejemplo, al comparar su puntuación de seguridad con flotas similares, una empresa puede comprender y adaptar mejor sus programas. Con los kits de desarrollo de software (SDK) y las API, las flotas pueden vincular las operaciones con recursos humanos, financiación, seguros y otras partes interesadas clave. También pueden automatizar procesos, reducir el coste de hacer negocios y sacar el máximo partido a sus datos. 

Integraciones clave para la gestión de flotas

Las mejores soluciones telemáticas permiten la integración y un marketplace para ayudar a las flotas a sacar el máximo partido de los datos de sus vehículos. Entre ellos se incluyen:

• Navegación en tiempo real
• Optimización de rutas
• Control remoto de la temperatura para asegurar que se mantiene la cadena de frío 
• Gestión de los datos del tacógrafo
• Diagnóstico y mantenimiento de vehículos
• Prevención avanzada de colisiones (en inglés)
• Informes de seguridad y cumplimiento de la normativa
• Asistencia por voz en el vehículo
• Sistema de identificación del conductor (en inglés)
• Evaluación comparativa (en inglés)
• Seguimiento de activos, equipos y remolques (en inglés)
• Tecnología de cámara, vídeo y salida de carril (en inglés)
• Gestión de vehículos eléctricos

¿Cuál es el futuro de la gestión de flotas?

La gestión de flotas está evolucionando (en inglés) a medida que crece el mundo de la tecnología. No solo está adoptando la idea de la sostenibilidad como una métrica clave de seguimiento, sino que está cada vez más en sintonía con las necesidades de los clientes en cuanto a facilidad de uso y avance tecnológico. 

A medida que progresemos, comenzaremos a ver más avances en: 

• Tecnología de cadena de bloques: Con la cadena de bloques (en inglés), los datos se descentralizan y difunden, lo que hace que el anonimato ayude a reforzar la seguridad y permita a las empresas acceder fácilmente a la información que necesitan.
• La movilidad como servicio: Esta forma de movilidad centrada en el usuario (en inglés) también puede aplicarse al sector del transporte. Se trata de una plataforma en tiempo real a la carta que puede incorporar cualquier combinación de modos de transporte y le ofrece al usuario todas las opciones, desde la planificación del viaje hasta el pago.
• Acceso sin llave al vehículo: Las soluciones de llave digital como Geotab Keyless facilitan el acceso de los clientes y empleados a vehículos compartidos con solo tocar un botón o mediante el uso de una aplicación. Esto abre un mundo de posibilidades para que las flotas aprovechen al máximo sus vehículos.
• Soluciones de vehículos sostenibles: Con el mundo empezando a inclinarse más hacia soluciones sostenibles, se están lanzando nuevas marcas y modelos de vehículos eléctricos con incluso más finalidades. Desde camiones eléctricos de larga distancia hasta más modelos de turismos, pronto será más fácil que nunca acceder a los vehículos eléctricos que mejor se adapten a las necesidades de tu flota.

Con la telemática, los gestores de flotas tienen acceso a informes de diagnóstico de vehículos, seguimiento de activos e información sobre el comportamiento de los conductores. Con estos datos disponibles, los gestores de flotas pueden obtener una nueva perspectiva de su negocio para planificar e innovar para el futuro.

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