¿Qué es la gestión de flotas?

¿Has pensado alguna vez en cómo se entregan los productos a tiempo? Hay mucho trabajo detrás de cada fase, desde el almacén hasta el destino final, pasando por el vehículo de reparto. Entre bastidores, el equipo de gestión de flotas son los expertos que gestionan todos los detalles, grandes y pequeños, y ayudan a que cada tarea se lleve a cabo para cumplir los objetivos de la empresa. 

¿Qué es la gestión de flotas? 

La gestión de flotas de flotas significa responsabilizarse del grupo de vehículos de una empresa. Esto incluye todos los aspectos, desde la contratación hasta el mantenimiento de la eficiencia de la flota. 

Cada flota tiene su propio conjunto de tareas y desafíos que el equipo de gestión de flotas coordina. En la gestión de flotas se supervisan las actividades de la flota dentro de una empresa para ayudar a que funcionen de forma eficaz y segura, y que se cumplan las leyes y normativas. 

Los equipos de gestión de flotas son los responsables de dirigir y gestionar los costes de los vehículos que trabajan para su empresa, ya sean de su propiedad o arrendados. Además crean políticas basadas en los requisitos de la empresa, para abordar el uso del vehículo y el comportamiento del conductor, y también pueden establecer programas para los conductores. 

¿Qué hace un equipo de gestión de flotas?

Aunque las tareas diarias pueden diferir para cada equipo de gestión de flotas, hay responsabilidades estratégicas comunes para todos, entre las que se incluyen promover y aumentar la concienciación sobre la seguridad, maximizar la eficiencia del combustible y reducir los costes operativos. Todas las responsabilidades tienen como objetivo minimizar el impacto de las actividades de la flota en los resultados de la empresa.

Obligaciones y responsabilidades del equipo de gestión de flotas

Las responsabilidades de los equipos de gestión de flotas varían, pero, en general, tienen que llevar a cabo tareas como:

Compra de vehículos 

Negociar los precios y los requisitos con los fabricantes, así como buscar soluciones técnicas de ingeniería (especialmente con camiones y equipos) es una parte importante de la reducción de costes. Es necesario tener en cuenta el trabajo que se va a realizar con los vehículos y la carga que se va a transportar para prever y planificar las compras de flotas.

Diseño y gestión de programas de combustible 

El combustible es siempre uno de los tres mayores gastos en el presupuesto de una flota. La gestión de una red de combustible preferente, un programa de tarjetas de flota o el suministro de combustible en las propias instalaciones con proveedores afecta directamente al coste por kilómetro de una flota. Se utilizan diversas herramientas como la telemática, los informes de combustible y la gamificación para influir sobre qué combustible eligen los conductores y que se cumpla con la política de la empresa.

Diseño y gestión de programas de mantenimiento 

El equipo de gestión de flotas establece políticas de mantenimiento preventivo basadas en el tipo de vehículo, la función y la localización para aumentar la seguridad del conductor, ahorrar costes de reparación y optimizar el valor de reventa. 

Líderes en programas de seguridad 

Los equipos de gestión de flotas dan una gran importancia a la seguridad. En un incidente, van de la mano tanto los daños causados por negligencia y la mala imagen de la marca, como el gran impacto de los costes para la empresa.

En colaboración con el equipo ejecutivo o la oficina de salud y seguridad, el equipo de gestión de flotas tiene la obligación de limitar la responsabilidad de su empresa, mejorar la seguridad dentro de las comunidades en las que opera y producir un impacto positivo en la vida y el bienestar de sus conductores. Un programa que mejora de forma proactiva el comportamiento de conducción y reduce los incidentes también tendrá como resultado la reducción de los costes de combustible y mantenimiento.

Seguimiento de las métricas de la flota 

Para supervisar las actividades de la flota, los equipos de gestión de flotas suelen utilizar software y dispositivos GPS de seguimiento de flotas. La rutina de trabajo del equipo incluye la revisión de informes diaria, semanal y mensualmente, y la medición del rendimiento en áreas como el ralentí, los recorridos, la utilización de activos, el consumo de combustible y la seguridad del conductor. Aquí se muestran varios ejemplos de informes de gestión de flotas. 

Comprensión y gestión del cumplimiento normativo 

Es vital que las empresas de flotas estén al día en cuanto a los cambios en las legislaciones y las nuevas normativas para poder cumplirlas y evitar multas importantes. Los transportistas, los conductores y los vehículos que transportan materiales peligrosos y alimentos son los usuarios de la carretera que están sujetos a estas normativas. 

Recomercialización de vehículos 

Gestionar la vida útil del vehículo y coordinar su sustitución en el momento de la venta es muy importante para lograr un valor de recomercialización óptimo. Mantener el vehículo limpio, en buen estado y con todos los accesorios originales (llaves adicionales, alfombrillas, asientos, reposacabezas) ayuda a vender el vehículo a un mejor precio. 

¿Qué habilidades o competencias clave necesita un equipo de gestión de flotas? 

Los equipos de gestión de flotas necesitan contar con experiencia operativa y determinadas habilidades para hacer frente a sus tareas principales, entre las que se incluyen:

Análisis digital

Saber cómo utilizar el software y la tecnología de la flota, como la telemática y las cámaras del salpicadero, es fundamental para realizar un seguimiento de las tendencias de rendimiento, predecir averías mecánicas, minimizar el tiempo de inactividad y proporcionar información valiosa sobre el ciclo de sustitución del vehículo. Mantenerse al día con los informes, comprender los sistemas y realizar un seguimiento de la información que proporcionan es esencial a la hora de gestionar los activos.

Gestión empresarial 

Mantener relaciones de colaboración con las partes interesadas tanto internas como externas que afecten a las actividades de la flota y estar al día con los requisitos normativos y las políticas referentes a la empresa y los conductores ayudará a evitar multas y maximizar la seguridad.

Comprensión financiera 

Los gestores deben crear presupuestos de flotas, lo que requiere que se comprenda el negocio y se lleven a cabo análisis cuidadosos y comparativas dentro del sector y las condiciones económicas actuales. 

Familiaridad con la seguridad 

La ciberseguridad es muy importante para los equipos ejecutivos, incluidos los de gestión de flotas. Los equipos de gestión de flotas necesitan saber cómo evaluar los requisitos de seguridad al integrar los datos en los entornos de las empresas, además de asociarse con partes interesadas clave que se encarguen de supervisar la seguridad y la privacidad de la empresa.

Cómo está evolucionando el puesto de un gestor de flotas 

La evolución de las tecnologías y los tipos de vehículos está llevando los conjuntos de habilidades de los gestores de flotas a un nuevo nivel. Existe una mayor demanda de conocimientos sobre el uso de la tecnología y los datos, el análisis y la previsión estratégica. Por lo tanto, los gestores de flotas deberán ser capaces de:

• Participar en los análisis y tomar decisiones basadas en los datos.
• Comunicarse eficazmente para poder colaborar de manera interdisciplinar con todos los departamentos de la empresa, desde los altos cargos hasta los conductores y las partes interesadas más importantes, tanto internas como externas.
• Hacer recomendaciones inteligentes para minimizar la exposición y fomentar las oportunidades para aprovechar los avances del sector.
• Identificar y gestionar la tecnología, la telemática, la sostenibilidad, la logística y la seguridad.
• Tener en cuenta cómo afectarán las nuevas legislaciones a las actividades de la flota. Las legislaciones podrían empezar a incluir impuestos o sanciones relacionadas con la huella de carbono o el consumo de combustible, lo que podría afectar a los tipos de vehículos que se compran para cumplir con las nuevas normas de consumo de combustible.

Principales retos para los equipos de gestión de flotas y cómo superarlos

Todos los puestos de trabajo tienen que enfrentarse a desafíos y los equipos de gestión de flotas no podían ser menos. Los tres principales desafíos a los que se enfrentan los equipos de gestión de flotas son las cuestiones siguientes: 

1. Reducción de costes: La capacidad de analizar y hacer sugerencias teniendo en cuenta los cambiantes costes de los vehículos, la volatilidad del mercado del combustible y los gastos inesperados que puedan surgir.
2. Minimización del consumo de combustible: La gestión de los costes de combustible y la búsqueda de formas de reducir este gasto es fundamental. Los precios del combustible son difíciles de prever y hacen que planificar un presupuesto sea todo un reto. 
3. Aumento de la seguridad y la productividad del conductor: El aumento de la productividad del conductor a través del uso de tecnología puede dar lugar a desafíos relacionados con su seguridad, por lo que su formación sobre el uso adecuado de la tecnología es imprescindible. Los equipos de gestión deben crear y gestionar políticas de seguridad de las flotas y los conductores para reducir los incidentes y los costes de reparación, tiempo de inactividad y responsabilidad asociados. 

El futuro de los equipos de gestión de flotas

Según la empresa de investigación MarketsandMarkets (en inglés), se espera que el tamaño del mercado global de la gestión de flotas aumente a 34 mil millones de dólares para 2025. Los equipos de gestión de flotas seguirán desempeñando un papel cada vez más importante en las empresas en combinación con el aumento de la electrificación, los fabricantes originales y la sostenibilidad.

Ya que su trabajo se basa en reducir los costes , aumentar los ahorros y dirigir políticas y actividades que afectan a los ingresos y los resultados, los equipos de gestión de flotas seguirán ocupando un puesto de gran valor dentro de sus empresas.

Los equipos de gestión de flotas pueden utilizar la telemática para facilitar sus tareas diarias. Para obtener más información sobre Geotab y cómo puede ayudar a tu flota, consulta nuestras soluciones de gestión de flotas.