Comment optimiser le TCO de sa flotte ?

Le coût total de possession (TCO) d’une flotte de véhicules représente une part significative du budget des entreprises. Une mauvaise gestion du TCO, ou Total Cost of ownership, peut entraîner une hausse des dépenses, une inefficacité opérationnelle et une baisse de rentabilité. Pourtant, en adoptant une approche méthodique et en optimisant certains leviers, les gestionnaires de flotte peuvent réduire les coûts tout en améliorant l’efficacité de leur parc de véhicules. Alors, comment pouvez-vous optimiser le TCO ?

Comment faire les bons choix pour optimiser son TCO ?

Sélectionner les véhicules adaptés aux besoins de l’entreprise

Le choix des véhicules constitue l’un des premiers facteurs influençant le TCO. La transition vers des motorisations électrifiées plus économes en énergie permet non seulement de réduire les coûts d’achat de carburant, mais aussi de bénéficier d’avantages fiscaux, comme l’exonération de certaines taxes annuelles ou du malus. Comparer les coûts sur l’ensemble du cycle de vie du véhicule permet d’affiner son choix pour réduire son TCO et de réaliser des économies.

Achat vs location : quelle option est la plus avantageuse ?

L’acquisition d’un véhicule peut se faire via l’achat direct ou la location longue durée (LLD). L’achat permet une totale maîtrise du véhicule. En revanche, la LLD offre une meilleure maîtrise budgétaire, avec des loyers fixes qui intègrent souvent l’entretien et l’assurance. Cependant, elle nécessite de prendre en compte un cadre contractuel précis, notamment en termes de kilométrage et de restitution du véhicule. 

Négociation des prix et des remises pour les flottes

L’achat groupé de véhicules permet aux entreprises d’accéder à des remises importantes auprès des constructeurs et des concessionnaires. Comparer plusieurs offres et solliciter plusieurs fournisseurs va vous permettre d’obtenir de meilleures conditions tarifaires. L’intégration de services annexes, comme l’entretien, l’assurance ou l’assistance dans les contrats de location peut également permettre des économies substantielles.

Réduire les coûts de carburant et d’énergie

Encourager l’éco-conduite pour limiter la consommation

Le comportement de conduite des collaborateurs influence directement la consommation de carburant et donc le TCO. Une conduite agressive, avec des accélérations brutales et des freinages intempestifs, augmente non seulement la consommation, mais aussi les coûts associés comme l’usure prématurée des pièces mécaniques. Mettre en place des formations à l’éco-conduite permet de réduire jusqu’à 15 % la consommation de carburant. 

Utiliser des cartes carburant pour mieux contrôler les dépenses

Les cartes carburant sont un levier efficace pour optimiser et suivre les dépenses en carburant. Elles permettent aux gestionnaires de flotte de centraliser les paiements, d’obtenir des remises sur les carburants et d’accéder à des rapports détaillés sur la consommation des véhicules. Grâce à un système de gestion et d’alertes, les entreprises peuvent détecter des anomalies.

Optimiser les trajets grâce à la télématique

L’optimisation des itinéraires et des tournées est un autre moyen efficace de réduire les coûts de carburant. Les solutions de télématique embarquée, à l’aide d’un boîtier connecté dans chaque véhicule du parc, permet le suivi des véhicules en temps réel. Les gestionnaires de flotte peuvent localiser un camion, un autocar ou un véhicule de fonction, analyser les trajets, éviter les détours inutiles et ajuster les parcours en fonction des conditions de circulation.

Maîtriser les coûts d’assurance

Comparer les offres et négocier les contrats

Les entreprises disposant d’un parc important peuvent négocier des conditions spécifiques et obtenir des tarifs préférentiels auprès des assureurs. Il est également possible de centraliser les garanties sous un seul et même contrat, ce qui réduit les coûts de gestion administrative et uniformise la couverture sur l’ensemble des véhicules. 

Analyser l’historique des sinistres pour ajuster les garanties

Un suivi rigoureux des sinistres permet d’adapter les garanties d’assurance en fonction des risques réels de la flotte. En analysant les données des accidents et incidents passés, il devient possible d’identifier les conducteurs ou les véhicules à risque et de mettre en place des actions correctives.

Anticiper et optimiser les coûts d’entretien et de réparations

Planifier un entretien régulier pour éviter les réparations coûteuses

Un entretien préventif rigoureux permet d’éviter les pannes majeures et de prolonger la durée de vie des véhicules. Grâce à la télématique, le chef de parc peut suivre en temps réel l’état des véhicules et recevoir des alertes en cas de défaillance potentielle. La programmation des opérations de maintenance est également simplifiée avec un suivi précis du kilométrage de chaque camion.

Budgétiser les coûts de maintenance et de réparation

Certaines entreprises optent pour des contrats d’entretien tout compris avec les loueurs, ce qui permet de lisser les dépenses et d’éviter des factures imprévues. En externalisant certaines tâches auprès de prestataires spécialisés, il est possible de réduire les coûts liés et d’améliorer la réactivité en cas de panne. 

Adapter la taille de la flotte et explorer des alternatives à la possession

Identifier et supprimer les véhicules sous-utilisés

Un parc automobile surdimensionné entraîne des coûts inutiles augmentant le TCO. Grâce aux données télématiques, il est possible d’identifier les véhicules sous-utilisés et de réduire leur nombre pour optimiser l’allocation des ressources. Un audit régulier des déplacements permet d’évaluer le taux d’utilisation réel de chaque véhicule.

Choisir des véhicules adaptés aux besoins des employés

Chaque activité requiert un type de véhicule spécifique. Une analyse des besoins réels des employés permet d’ajuster la flotte automobile en conséquence. L’optimisation de la répartition des véhicules améliore la rentabilité et évite des coûts inutiles liés à des véhicules sous-exploités ou inadaptés. Dans tous les cas, réaliser un comparatif entre différents véhicules permet d’optimiser son TCO. 

Alternatives à la possession : indemnités kilométriques et solutions de mobilité

Dans certains cas, l’achat ou la location d’un véhicule n’est pas la solution la plus rentable. Le remboursement des kilomètres parcourus peut être une alternative intéressante pour certains employés, réduisant ainsi les charges fixes liées à la flotte. D’autres entreprises explorent les solutions de mobilité partagée, comme la location ponctuelle ou l’abonnement à des services de voitures en libre-service. 

Suivi et analyse : Clé d’une gestion optimisée du TCO

Mettre en place des tableaux de bord de suivi des coûts 

Une gestion du parc automobile efficace repose sur un suivi précis des indicateurs de performance. La mise en place de tableaux de bord sur un logiciel de gestion de flotte permet d’identifier les postes de dépenses les plus importants et d’ajuster la stratégie en conséquence. Grâce à ces données, les gestionnaires de parc peuvent réagir rapidement aux dérives budgétaires et optimiser les ressources allouées.

Utiliser des outils de gestion de flotte pour centraliser les données

L’automatisation du suivi grâce à des solutions de gestion de flotte permet de gagner en efficacité et en précision. Des outils comme MyGeotab offrent une vision centralisée des performances de la flotte et génèrent des rapports détaillés permettant d’optimiser les coûts en continu. Grâce aux alertes personnalisées et aux rapports automatisés, les gestionnaires peuvent prendre des décisions plus rapidement et mieux anticiper les besoins futurs.