Come creare un budget per la gestione della flotta

L'efficienza di una flotta si misura attraverso il suo budget. La sua impostazione e gestione sono tra gli aspetti principali nella gestione di una flotta. Sebbene la definizione di un budget non sia sempre il compito più semplice per un mobility manager, essa rimane comunque un'attività essenziale. Perché? 

I budget per la gestione delle flotte non solo aiutano le aziende a definire gli obiettivi finanziari per il loro business, ma evidenziano anche eventuali aree di miglioramento. Infatti i mobility manager possono ridurre al minimo i problemi e massimizzare i profitti seguendo un piano per il budget strategico. Di seguito ti illustreremo ciò che è necessario sapere per la creazione di un budget ottimale per la gestione della flotta, attraverso il nostro approccio in quattro fasi.

Quali sono i costi di una flotta?

I costi di una flotta, noti anche come costo totale di proprietà (TCO), includono le spese associate all'acquisto e alla manutenzione dei veicoli. Il TCO è un aspetto che molti mobility manager trascurano quando acquistano i veicoli, errore che può ripercuotersi in spese eccessive.

Per calcolare correttamente il TCO, è necessario tenere conto dei fattori seguenti:

• il costo di ciascun veicolo della flotta, inclusi interessi e tasse;
• il valore di ritorno dei veicoli nel caso in cui si decidesse di vendere o rottamare;
• tutti i costi di manutenzione e riparazione maturati nel corso del ciclo di vita del veicolo.

Per ulteriori informazioni, leggi come calcolare il costo totale di proprietà. 

In che modo si possono ridurre i costi attraverso la gestione della flotta?

Una gestione corretta della flotta può ridurre i costi attraverso il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni dei veicoli e dei conducenti. Quando ottimizzi le prestazioni della flotta utilizzando la telematica, è probabile che l'impatto finanziario sia notevole. 

Per ridurre i costi, puoi adattare la strategia di gestione della flotta in modo da concentrarti maggiormente su strategie di risparmio dei costi quali:

• analisi dei costi aziendali;
• riduzione dei rischi per risparmiare sull'assicurazione;
• creazione di programmi di manutenzione;
• gestione dell'acquisizione e dello smaltimento dei veicoli;
• monitoraggio dei tempi di inattività dei veicoli e del consumo di carburante.

Monitorando i modelli di flotta esistenti, puoi monitorare indicatori affidabili sulle spese future e modificare la strategia per ridurre i costi non necessari. Puoi anche tenere traccia delle attività che non sono previste e individuare le aree di miglioramento per aumentare l'efficienza.

Come si definisce il budget per la gestione della flotta?

La creazione di un budget non deve essere un processo complicato. Combinando i dati della flotta e le informazioni operative esistenti, è possibile definire le spese aziendali dell'anno successivo in maniera semplice e rapida. Per aiutarti a comprendere gli elementi di base per la creazione di un budget, abbiamo creato questa breve guida in quattro fasi.

1. Definizione degli obiettivi dell'anno
2. Analisi delle spese dello scorso anno
3. Previsione per il prossimo anno
4. Monitoraggio dei risultati rispetto al budget

Fase 1. Definizione degli obiettivi dell'anno

Il budget migliore è quello che si allinea correttamente agli obiettivi aziendali. Quando ciò accade, è più facile trasformare il budget in uno strumento utile per la corretta gestione della flotta. Per costruire la strategia, è necessario allineare il budget e definire obiettivi specifici per la flotta in modo da raggiungerli. 

Un ottimo metodo per determinare gli obiettivi aziendali consiste nell'analisi SWOT. Questo tipo di analisi è uno strumento per identificare i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce di un progetto o di un’azienda. Ad esempio, il tuo punto di forza potrebbe essere l'adattabilità, ma quello debole potrebbe essere un alto livello di inattività dei veicoli. Ciò potrebbe portare a definire come obiettivo l'implementazione di un nuovo programma per ridurre i tempi di sosta a motore acceso e, di conseguenza, i costi di rifornimento. 

Un'altra opportunità potrebbe essere quella di iniziare a integrare veicoli elettrici nella flotta per restare competitivi rispetto alle aziende che hanno già avviato il processo di mobilità elettrica e per allinearsi agli obiettivi di sostenibilità globale. Si potrebbe quindi inserire i costi dei veicoli elettrici nuovi o usati nel budget.

In ultima analisi, è necessario prefiggersi come obiettivo quello di creare un piano in grado di intercettare tutti gli eventuali cambiamenti che potrebbero verificarsi nell'anno a venire. Gli obiettivi stabiliranno le basi per il budget.

Fase 2. Analisi delle spese dell'anno precedente

La raccolta di informazioni sui costi sostenuti durante l'anno precedente fornisce una linea guida sulle spese da includere nel nuovo budget. Una revisione delle spese passate può anche evidenziare le aree di miglioramento. Ad esempio, se le spese relative al rifornimento erano molto più elevate del previsto, potrebbe essere utile attuare un programma di coaching per il conducente al fine di ridurre i tempi di inattività e gli eccessi di velocità.

Inoltre, è importante riflettere sulle spese sostenute e porsi domande come:

• ho speso troppo o troppo poco? 
• quali sono state le aree in cui ho speso di più?
• ci sono veicoli della flotta poco utilizzati e che potrebbero essere ottimizzati meglio?
• quali spese inattese sono arrivate e perché?
• quali sforzi sono stati compiuti per ridurre i costi, e quali hanno funzionato?

Questi tipi di domande possono contribuire a plasmare il futuro della tua flotta. Possono inoltre fornire buoni punti da consultare nel corso dell'anno per garantire che il budget rimanga sempre allineato con gli obiettivi.

Fase 3. Previsione per il prossimo anno

Quando si prepara un budget, è possibile utilizzare diverse tecniche. Un metodo comune è la tecnica del budget incrementale, secondo cui alle spese dell'anno precedente deve essere aggiunto un tasso di aumento fisso, ad esempio il 5%. Anche se questo metodo può essere più veloce, presenta alcune mancanze. 

In primo luogo, non tiene conto della necessità o della pertinenza della spesa effettuata nell'anno precedente. Inoltre, un incremento fisso non dà ai manager alcun motivo per tagliare i costi. Di conseguenza, il budget incrementale potrebbe paradossalmente promuovere un aumento della spesa.

Un buon metodo è il budget a base zero . Ogni voce del budget deve essere giustificata ricominciando da zero, non solo le modifiche rispetto all'anno precedente. Anche se questo processo può essere più dispendioso in termini di tempo, il budget a base zero aiuta a sviluppare una cultura di gestione dei costi all'interno dell'organizzazione.

Alcuni elementi chiave per un budget di gestione della flotta includono:

• rifornimento;
• manutenzione;
• licenza e imposte;
• regolazione dello smaltimento;
• gestione del leasing e della flotta;
• assicurazione e collisioni;
• addebiti per uso personale;
• ammortamento del veicolo;
• interessi passivi;
• sicurezza.

Fase 4. Monitoraggio dei risultati rispetto al budget

Definiti gli obiettivi della flotta, analizzato le spese degli anni precedenti e sviluppato un piano d’azione per l'anno successivo, è essenziale monitorare regolarmente le metriche della flotta.

Ad esempio, la misurazione della produttività della flotta e la gestione dei tempi di inattività sono essenziali per controllare le spese inutili. Se ti accorgi che la flotta non rende più come prima, non esitare a introdurre nuove soluzioni o programmi che possono aiutarti a ripristinare l'efficienza. Sul Marketplace di Geotab sono disponibili oltre 200 soluzioni per la gestione della flotta adatte a varie esigenze.

Come per tutti gli obiettivi, è fondamentale controllare regolarmente le spese rispetto al budget pianificato. Anche l'analisi comparativa del budget rispetto agli anni precedenti o alle flotte simili alla tua può fornire informazioni utili.

Il ruolo della telematica nella creazione di un budget ottimale

Il budget è necessario per tutti i tipi di flotte, siano esse piccole o grandi, private o pubbliche. Un budget ben definito aiuta l'organizzazione a raggiungere il successo.

La telematica è particolarmente utile per il processo di definizione del budget. I manager possono utilizzare i dati per identificare nuove opportunità di risparmio sui costi . Una volta definito il budget, i mobility manager possono controllare i costi avvalendosi della telematica per monitorare il consumo di carburante, ottimizzare i percorsi e gestire in modo proattivo la manutenzione dei veicoli. 

La piattaforma aperta di Geotab per la gestione della flotta offre una gamma completa di strumenti per il coaching dei conducenti e la riduzione dei costi di esercizio. La scheda di valutazione sulla sicurezza del conducente, la dashboard Green Fleet, i report sulle tendenze di rifornimento e l’Add-On Geotab GO TALK sono solo alcuni degli strumenti disponibili. 

Per saperne di più, consulta la pagina sul software per la gestione della flotta MyGeotab.