Strategie per una gestione della flotta di successo secondo Susan Miller

"Cercate costantemente di comprendere prima di essere compresi".

In questo blog post abbiamo parlato con Susan Miller del suo percorso aziendale e le abbiamo chiesto alcuni consigli per i Fleet Manager. Susan è Senior Fleet Account Manager nel team di Customer Success nonché un'esperta veterana del settore del Fleet Management, con tanti traguardi raggiunti e una lunga esperienza nella conduzione dei programmi di gestione delle flotte e nei rapporti con i fornitori. La sua passata esperienza come Fleet Manager la aiuta infatti a relazionarsi e a comprendere al meglio le sfide dei clienti e a fornire loro consulenza sulle best practice.

L'attuale ruolo di Susan nel campo della telematica alimenta la sua curiosità e il desiderio di migliorare l'operatività e i processi che hanno un impatto sulla sicurezza dei conducenti, aggiungendo valore al risultato finale.

Quali sono alcune strategie che i Fleet Manager possono adottare per svolgere il loro ruolo al meglio?

Il mio consiglio più importante è quello di creare relazioni e muoversi sia dentro che fuori dal proprio posto di lavoro: se non ci sono possibilità di creare relazioni nelle vicinanze, costituite un gruppo di lavoro, un consiglio interno composto da stakeholder in grado di avere un reale impatto sull'operatività della flotta. Coinvolgete le persone e tenetele sempre informate sui risultati e le metriche relative alla flotta e al loro impatto sulle attività aziendali. Chiedete il loro contributo e coinvolgetele nelle decisioni, se opportuno.

Considerate anche la possibilità di entrare a far parte di associazioni di settore, partecipando se possibile alle loro riunioni e alle conferenze annuali. Cercate di diventare anche consulenti o entrare nei board dei vostri partner stessi e, laddove possibile, offritevi volontari e fate domande. Cercate costantemente di comprendere prima di essere compresi e imparate a capire quando è opportuno farlo. Mai fermarsi!

Qual è la sfida più grande che hai affrontato come Fleet Manager? Come l'hai superata?

Ho affrontato diverse sfide durante la mia carriera, ma la più grande è stata un esteso richiamo di pneumatici. La mia flotta contava all'epoca più di 1.000 veicoli interessati. Mesi prima del richiamo ufficiale, avevamo individuato una tendenza nella sostituzione degli pneumatici e stavamo lavorando diligentemente con il produttore per gli adeguamenti della garanzia.

Ho formato un consiglio che ha coinvolto tutti gli stakeholder strategici per far leva sulle loro competenze: insieme, abbiamo stabilito le priorità e gestito la sostituzione di oltre 5.000 pneumatici in modo rapido ed esteso.

È stato un periodo estremamente stressante che ha impattato sui conducenti e sulla produttività. Avere forti relazioni interne ed esterne con i fornitori ci ha consentito di predisporre rapidamente un piano d'azione che ha permesso di sostituire tutti gli pneumatici in tutto il paese nel giro di 30 giorni, senza infortuni per nessuno dei nostri conducenti.

Quali sono le best practice che condivideresti?

Nel complesso, i consigli che mi sono serviti nella gestione delle flotte sono stati:

• Mantenere la mente aperta
• Agire in funzione dei risultati
• Costruire e far leva sulle relazioni
• Comunicare in modo efficace e frequente
• Pensare in modo strategico
• Non lasciarsi sopraffare dalla stagnazione, dalla compiacenza o dall'ego
• Rimanere concentrati ed energici alimentando la curiosità, l'impegno e la disciplina
• Godersi il viaggio

In che modo la telematica si integra con una politica di utilizzo dei veicoli?

La telematica e la politica di utilizzo dei veicoli sono un connubio perfetto! I dati forniti dalla telematica costituiscono la sostanza concreta sulla cui base gestire e misurare l'efficacia di una policy di utilizzo dei veicoli. Lo scopo di quest'ultima è fornire un ambiente di lavoro sicuro per il dipendente e mitigare i rischi per l'azienda.

Utilizzare l'analisi sul comportamento alla guida per migliorare le loro competenze, prevedere e prevenire guasti evitabili, gestire la manutenzione, ottimizzare la produttività e migliorare l'efficienza del consumo di carburante sono solo alcuni dei casi concreti in cui telematica e policy si integrano a vicenda.

Quali sono i 3 report di Geotab indispensabili per un Fleet Manager?

I tre report Geotab che raccomando sono quelli contenenti le informazioni relative a Scheda di valutazione della sicurezza del conducente, report di eccezioni delle soste con motore acceso (in inglese) e codici di guasto al motore (in inglese). 

Indipendentemente dalle dimensioni della flotta, dal tipo di veicolo o dal settore, la riduzione del rischio per l'azienda permette di risparmiare denaro e di gestire meglio la riduzione delle emissioni di CO2. La possibilità di migliorare la sicurezza del conducente, di mantenere al minimo indispensabile le soste a motore acceso e di evitare costosi guasti contribuiscono alla sicurezza complessiva e alle prestazioni del conducente e del veicolo.

La carenza di camionisti è un problema urgente per molti: come possono fare le aziende ad attrarre e trattenere dei buoni conducenti?

Come Fleet Manager, il modo migliore per iniziare è lavorare con i team interni e i conducenti stessi per comprendere gli aspetti rilevanti e chiedere loro cosa servirebbe per attrarre e trattenere validi professionisti. Sono disponibili alcuni white paper e articoli, oltre a un ottimo blog post di Geotab intitolato "Invertire la tendenza alla carenza di camionisti" (in inglese) che offre una nuova prospettiva da parte di quattro leader donne del settore degli autotrasporti.

Quali sono i tuoi consigli per i gestori di flotte che cercano di navigare nella nuova normalità?

Il mondo in cui viviamo attualmente presenta così tante incertezze che ci si potrebbe facilmente trovare sopraffatti e affaticati. Secondo la mia esperienza, la "nuova normalità" (in inglese) sarà la normalità di ieri ancor prima che ve ne accorgiate. Finché non si arriva a questo punto, il mio consiglio è di concentrarsi sugli aspetti controllabili sia sul lavoro che a casa. Date priorità ai cambiamenti e alle incertezze che dovete affrontare, e concentratevi su di essi.

Tenete presente il principio 80/20, secondo il quale il 20% delle vostre attività rappresenterà l'80% dei vostri risultati.

Lavorare da casa per un manager può essere più impegnativo: hai da suggerirci qualche modo alternativo per comunicare con il proprio team?

Anche se non si tratta di un concetto nuovo, la gamification e la condivisione di contenuti divertenti permettono quasi sempre di ottenere il risultato migliore. Mantenete gli aggiornamenti aziendali "digeribili" sotto forma di messaggi piccoli e di grande impatto. Rendete le modalità di coinvolgimento di facile accesso e, se possibile, includete un modo per ottenere un riscontro su quanto detto e misurarne la comprensione.

Il Marketplace di Geotab è ricco di partner specializzati in queste aree che sono in grado di risolvere molti dubbi sull'implementazione. Se non avete già qualcosa di predisposto, vi consiglio di dare un'occhiata!