Gestione di una flotta aziendale: consigli e strategie

Tutto ciò si traduce in costi operativi alle stelle e in un pessimo feedback per l’azienda.

Al contrario, una gestione di un parco automezzi ottimale si traduce in una maggiore efficienza, risparmio di tempo, di denaro e, soprattutto, soddisfazione dei clienti. In questo articolo esploreremo consigli e strategie per gestire al meglio la flotta aziendale, analizzando in particolare i vantaggi nell’uso di un software dedicato.

Introduzione alla gestione di una flotta

Per gestione di una flotta di automezzi si intende l’insieme di operazioni volte a migliorare le loro performance. In una grande azienda, sottovalutare questo aspetto significa accumulare costi che sul lungo termine si traducono in una perdita economica enorme. 

Data questa importanza, le imprese affidano questa mansione a professionisti specializzati. Di solito la responsabilità ricade sul fleet manager, il quale utilizza diversi strumenti e tecniche per gestire i veicoli.

Tra i suoi compiti ci sono:

• l’acquisizione dei veicoli: include l’acquisto o il noleggio considerando fattori come le dimensioni, le distanze da percorrere e i consumi.
• lo smaltimento dei veicoli: il fleet manager deve occuparsi anche dei mezzi giunti a fine vita. Di solito vengono venduti, messi all’asta o rottamati. 
• la programmazione della manutenzione: significa effettuare controlli, riparare guasti, identificare anomalie e tenere un registro di queste attività. Dal punto di vista ambientale, significa anche verificare il rispetto delle normative sulle emissioni.
• la gestione dei costi: questa responsabilità comprende il controllo delle spese carburante e delle spese legate alla sicurezza e alla burocrazia, come le polizze assicurative e le autorizzazioni.
• il monitoraggio dei veicoli in attività: include tenere traccia della loro posizione tramite il GPS, effettuare diagnosi e pianificare i percorsi.
• la gestione del personale: ciò include l’assunzione di nuovi autisti, la loro formazione, l’organizzazione dei turni di lavoro e il rispetto delle norme di sicurezza.

Per ottimizzare la gestione del parco automezzi, il fleet manager analizza costantemente i dati, servendosi in particolare di un gestionale per la flotta aziendale. La registrazione e l’analisi dei dati permette di avere un feedback in tempo reale e di quantificare la spesa proponendo strategie di miglioramento.

Vantaggi della gestione efficiente della flotta aziendale

Gestire in modo efficiente una flotta aziendale comporta numerosi vantaggi. I principali sono:

• massimizzare la vita utile dei veicoli: dalla scelta dei veicoli alla manutenzione regolare, una gestione efficiente permette di aumentare il chilometraggio, sfruttando a pieno le potenzialità dei mezzi. 
• ridurre i costi: pianificare i percorsi e la manutenzione evita di sprecare carburante, prevenire i guasti e diminuire i tempi di inattività.
• migliorare i rapporti con i clienti: svolgere un servizio efficiente rispettando i tempi aumenta la soddisfazione dei clienti.
• Incrementare la sicurezza: eseguire una manutenzione regolare significa ridurre possibili guasti lungo i percorsi.
• migliorare la soddisfazione del personale: un'adeguata formazione e supporto durante i turni di lavoro incrementa la produttività del personale.

In generale, il vantaggio principale di una gestione flotte efficiente è di avere sempre sotto controllo i costi e di semplificare i vari processi.

Consigli pratici per la gestione della flotta automezzi

Per semplificare ed ottimizzare la gestione dei veicoli è possibile adottare alcune strategie. Tra queste, l’uso della tecnologia è quella più importante. Grazie alla telematica, le imprese possono verificare tutti i dati in un unico strumento, un punto di accesso dove raccogliere, organizzare e analizzare le informazioni sui veicoli, i loro percorsi, i tempi di percorrenza e i consumi, ma non solo. 

Infine, una delle pratiche migliori è la gestione della manutenzione programmata.

Implementare un gestionale per flotta aziendale

Un gestionale per flotta aziendale è un software progettato per aiutare le aziende a monitorare e gestire i propri veicoli in modo efficiente. È costituito da un database a cui sono connesse varie applicazioni per il salvataggio, l’elaborazione e l’utilizzo delle informazioni.

Un software di gestione di un parco veicoli facilita il lavoro del fleet manager permettendo di avere sotto mano tutti i dati sulle performance e i consumi. Implementare un gestionale richiede una fase iniziale di raccolta e configurazione dei dati e di integrazione con altri sistemi informatici. Ma una volta conclusa questa fase, la gestione diventa semplice.

L’implementazione di un gestionale migliora vari aspetti, tra cui:

• la manutenzione
• i consumi di carburante ed emissioni ambientali
• la gestione del personale
• la registrazione di veicoli e asset
• l’analisi della conformità rispetto a normative e leggi

Il software normalmente contiene anche moduli per la localizzazione e il tracciamento dei veicoli che aiutano la comunicazione con i conducenti e la pianificazione dei percorsi.

Migliorare la localizzazione delle flotte aziendali

Migliorare la localizzazione delle flotte aziendali consente di ottimizzare le rotte, i tempi di consegna e i consumi di carburante. La localizzazione avviene attraverso le tecnologie GPS. Installando un dispositivo su ogni mezzo, il fleet manager è in grado di monitorare la posizione dei veicoli e i loro spostamenti. 

Questo aspetto ha numerosi vantaggi. Ad esempio, un’azienda di consegne attraverso un localizzatore è in grado di evitare il traffico e di ridurre i tempi di percorrenza. Il risultato è un numero maggiore di consegne giornaliere e ridotti tempi di inattività. 

Monitoraggio e manutenzione del parco macchine

Una gestione del parco macchine efficace prevede il monitoraggio delle condizioni e la programmazione della manutenzione. Il monitoraggio rileva in tempo eventuali problemi, riducendo il rischio di guasti improvvisi, mentre la manutenzione programmata prolunga la vita utile dei mezzi e migliora la sicurezza. 

Tramite un software gestionale, questi aspetti vengono semplificati. Il software invia delle notifiche riguardo alla manutenzione e registra i lavori effettuati, costruendo una cronologia degli interventi e allertando in tempo utile quando bisogna intervenire. In questo modo il fleet manager ha sotto mano la situazione passata e presente e può prendere delle decisioni informate riguardo alla riparazione o alla sostituzione dei veicoli.