Een budget voor wagenparkbeheer opstellen

Elk goed gerund wagenpark wordt gemeten aan de hand van het budget. Het opstellen en onderhouden van dat budget is een belangrijk aspect van het wagenparkbeheer (in het Engels). Succes wordt vaak gemeten aan het goed kunnen beheersen of verlagen van kosten. Hoewel het opstellen van een wagenparkbudget niet altijd de meest interessante taak is voor een wagenparkbeheerder, is het nog steeds belangrijk werk.

Met budgetten voor wagenparkbeheer kunnen bedrijven niet alleen financiële doelstellingen voor hun activiteiten bepalen, maar ook verbeterpunten benadrukken.

Door een eenvoudig, stapsgewijs plan te volgen kunnen wagenparkbeheerders (in het Engels) kopzorgen zoveel mogelijk beperken en het belangrijkste resultaat maximaliseren. In deze post geven we een overzicht van alle details die u moet weten over het opstellen van een succesvol budget voor wagenparkbeheer, inclusief onze vier-staps-aanpak voor het opstellen van een budget voor uw wagenpark.

Wat zijn wagenparkkosten?

Wagenparkkosten, ook bekend als de totale eigendomskosten (TCO, total cost of ownership), omvatten verschillende kosten die verbonden zijn aan het kopen en onderhouden van wagenparkvoertuigen. Totale eigendomskosten worden door veel wagenparkbeheerders vaak over het hoofd gezien bij de aankoop van voertuigen, hetgeen tot te hoge uitgaven kan leiden.

Om de totale eigendomskosten goed te kunnen berekenen, moet u rekening houden met:

• De kosten van elk wagenparkvoertuig, inclusief rentetarieven en belastingen
• De inruilwaarde van uw wagenparkvoertuigen als u deze verkoopt of laat slopen
• Alle onderhouds- en reparatiekosten die gedurende de levensduur van het voertuig zijn opgebouwd

Lees dit blogbericht voor meer informatie: Hoe berekent u de totale eigendomskosten? (in het Engels)

Hoe verlaagt wagenparkbeheer de kosten?

Wagenparkbeheer kan de kosten van het wagenpark verlagen door de prestaties van voertuigen en bestuurders te monitoren en te evalueren. Wanneer u de prestaties van uw wagenpark optimaliseert met behulp van telematica (in het Engels), zult u waarschijnlijk een grote financiële impact op uw wagenpark zien. 

Om de kosten te verlagen, kunt u uw wagenparkbeheerstrategie aanpassen om u meer te richten op kostenbesparingsstrategieën zoals:

• Het onderzoeken van de bedrijfskosten
• Verminderen van risico's om zo geld te besparen op verzekeringen
• Onderhoudsschema's voor gebouwen
• Beheren van de aanschaf en verwijdering van voertuigen
• Monitoren van stationair draaien en brandstofverbruik van het voertuig

Door bestaande wagenparkpatronen te monitoren, kunt u duidelijke indicatoren van toekomstige uitgaven zien en uw strategie aanpassen om onnodige kosten te besparen. U kunt ook activiteiten volgen die niet worden verwacht en probleemgebieden aanpakken om de efficiëntie te verhogen.

Meer informatie over de kostenbesparingen die gepaard gaan met het gebruik van telematica vindt u in: Beheer van wagenparkkosten en geld besparen met telematica (in het Engels).

Hoe stelt u een wagenparkbudget op?

Het opstellen van een budget voor wagenparkbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door wagenparkgegevens en eerdere operationele inzichten te combineren, vindt u een eenvoudige manier om uw zakelijke uitgaven voor het komende jaar te bepalen. Om u inzicht te geven in de bouwstenen voor het maken van een wagenparkbudget, hebben we een eenvoudige vier-staps-aanpak ontwikkeld:

1. Stel doelen voor het jaar
2. Bekijk de uitgaven van vorig jaar
3. Maak een prognose voor het komende jaar
4. Houd uw resultaten bij ten opzichte van uw budget

Stap 1. Stel doelen voor het jaar

Het beste budget is een budget dat goed aansluit op de doelstellingen van uw bedrijf. Wanneer dit gebeurt, is het eenvoudiger om uw budget om te zetten in een nuttig hulpmiddel voor het succes van uw wagenpark. Om uw budgetstrategie op te bouwen, moet u specifieke doelen voor uw wagenpark stellen en uw budget afstemmen om deze te bereiken. 

Een uitstekende methode voor het bepalen van bedrijfsdoelen is een SWOT-analyse (in het Engels). Dit type analyse is een hulpmiddel voor het identificeren van de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van uw bedrijf. Aanpassingsvermogen kan bijvoorbeeld uw kracht zijn, maar hoge stationaire toerentallen zijn uw zwakke punt. Dit zou kunnen leiden tot het opbouwen van een doel om een nieuw programma te implementeren om het stationair draaien te beperken (in het Engels) en dus de brandstofkosten in het komende jaar te verlagen. 

Een andere mogelijkheid die u hebt, is om elektrische voertuigen (EV's) in uw wagenpark op te nemen (in het Engels) om de dreiging van concurrenten die dit al hebben gedaan te bestrijden en om u aan te passen aan de wereldwijde duurzaamheidsdoelstellingen (in het Engels). Dit zou een kans bieden om de kosten van nieuwe of gebruikte EV's in uw budget op te bouwen.

Uiteindelijk moeten uw doelen zijn om een plan op te stellen voor het bedrijf dat invloed heeft op eventuele veranderingen die zich het komende jaar kunnen voordoen. De doelen vormen de basis voor het budget.

Stap 2. Bekijk de uitgaven van vorig jaar

Het verzamelen van informatie over eerdere kosten biedt een richtlijn voor de uitgaven die in het nieuwe budget moeten worden opgenomen. Ook een evaluatie van eerdere uitgaven kan verbeterpunten aangeven. Als de brandstofkosten bijvoorbeeld veel hoger waren dan gepland, kan een coachingprogramma voor bestuurders (in het Engels) om stationair draaien en te snel rijden te beperken aan de orde zijn.

Het rapport Wekelijkse inactieve kosten - Trend (liters) van de Geotab Marketplace toont de trend van de stationaire kosten van uw gehele wagenpark in de loop der tijd.

Daarnaast is het belangrijk om na te denken over uitgaven uit het verleden en vragen te stellen zoals:

• Hebt u te veel of te weinig uitgegeven? 
• Wat waren de grootste kostenposten?
• Zijn er delen van het wagenpark die onderbenut werden en die beter geoptimaliseerd konden worden?
• Welke onverwachte uitgaven ontstonden er en waarom?
• Welke inspanningen werden gedaan om kosten te besparen en waren ze succesvol?

Dit soort vragen kunnen helpen de toekomst van uw wagenpark vorm te geven. Ze kunnen ook goede referentiepunten bieden waar u gedurende het hele jaar op kunt terugkijken om ervoor te zorgen dat uw budget op één lijn blijft.

Stap 3: Maak een prognose voor het komende jaar

Bij het opstellen van een budget kunnen verschillende budgetteringstechnieken worden gebruikt. Een veelgebruikte methode is incrementele budgettering. Bij deze methode wordt een vaste stijging toegevoegd aan de uitgaven van het vorige jaar, bijvoorbeeld 5%. Hoewel deze methode snel kan zijn, heeft deze bepaalde gebreken (in het Engels). 

Ten eerste wordt er geen rekening gehouden met de vraag of de uitgaven van het vorige jaar noodzakelijk of gepast waren. Ten tweede geeft een vaste verhoging managers nog geen reden om kosten te besparen. Op deze manier kan incrementele budgettering zelfs leiden tot hogere uitgaven.

Een nulgebaseerde budgetteringsbenadering (in het Engels) is strikter. Elk item in het budget moet worden gerechtvaardigd vanaf nul, niet alleen de wijzigingen ten opzichte van het vorige jaar. Hoewel dit proces tijdrovender kan zijn, helpt nulgebaseerde budgettering bij het ontwikkelen van een cultuur van kostenbeheer in de organisatie.

Enkele belangrijke posten voor een begroting voor wagenparkbeheer zijn:

• Tanken
• Onderhoud
• Vergunningen en belastingen
• Verwijderingskosten
• Leasing en wagenparkbeheer
• Verzekering en botsingen
• Terugbetalingen voor persoonlijk gebruik
• Afschrijving voertuig
• Rentekosten
• Veiligheid

Stap 4: Houd uw resultaten bij ten opzichte van uw budget

Nadat u uw wagenparkdoelen hebt gedefinieerd, de financiën van voorgaande jaren hebt beoordeeld en een plan voor het komende jaar hebt ontwikkeld, is het essentieel om alles op één lijn te houden. Dit betekent dat u de statistieken van uw wagenpark regelmatig moet vergelijken met uw doelstellingen om die te benchmarken aan die van voorgaande jaren om op koers te blijven.

Bijvoorbeeld het meten van de wagenparkproductiviteit en beheren van uitvaltijd (in het Engels) is een essentiële stap om onnodige kosten te bewaken. Als u ooit merkt dat uw wagenpark achterloopt, wees dan niet bang om nieuwe oplossingen of programma's te introduceren die uw wagenpark weer op koers kunnen brengen. U vindt meer dan 200 oplossingen voor wagenparkbeheer voor verschillende wagenparkbehoeften op de Geotab Marketplace (in het Engels).

Net als bij andere doelen is het regelmatig controleren van de uitgaven ten opzichte van het geplande budget essentieel om op schema te blijven. Het benchmarken van het budget ten opzichte van voorgaande jaren of vergelijkbare wagenparken kan ook meer inzicht bieden.

Hoe telematica kan helpen een beter budget voor wagenparkbeheer op te bouwen

Alle wagenparken, klein of groot, privé of openbaar, moeten een budget hebben. Een goed gedefinieerd budget helpt de organisatie de weg naar succes in te slaan.

Telematica is vooral nuttig voor het budgetteringsproces. Managers kunnen data-inzichten gebruiken om nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparingen (in het Engels) te identificeren. Zodra het budget is ingesteld, kunnen wagenparkbeheerders de kosten beheersen door telematica te gebruiken om het brandstofverbruik te bewaken, routes te optimaliseren en het onderhoud van voertuigen proactief te beheren. 

De open platform-oplossing van Geotab voor wagenparkbeheer biedt een breed scala aan hulpmiddelen voor het coachen van bestuurders en het verlagen van de bedrijfskosten. De scorekaart Veiligheid van bestuurder (in het Engels), het Green Fleet Dashboard (in het Engels), brandstoftrendrapporten (in het Engels) en Geotab GO TALK (in het Engels) zijn nog maar enkele van de beschikbare tools. Met Geotab is het eenvoudig om uw voertuigen te volgen en te beheren. Meer informatie over MyGeotab fleet management-software (in het Engels).