Compliance en regelgeving in wagenparkbeheer

Compliance in wagenparkbeheer is een thema dat niet langer genegeerd kan worden. Dat is ook niet  zo vreemd. De veiligheid van bestuurders staat op het spel, net als de reputatie van uw bedrijf en de  financiële risico’s die u loopt bij overtredingen. Ook neemt de druk van overheidswege toe. Er zijn  nieuwe regels en voorschriften en het is aan wagenparkbeheerders om hier correct mee om te gaan.  

Met de toekomst in zicht is het verstandig om nu al voorbereidingen te treffen zodat u niet voor  verrassingen komt te staan. In dit kennisartikel leest u waarom naleving zo belangrijk is, hoe u de  zorgplicht praktisch kunt invullen, en hoe oplossingen zoals die van Geotab helpen om uw data te  beschermen en digitale tachografen goed te beheren. 

Waarom compliance zo belangrijk is 

Bovenaan staat de veiligheid van uw chauffeurs en andere weggebruikers. In een sector waar  voertuigen veel en vaak op de weg zijn, kan één klein misverstand grote gevolgen hebben. Van  kettingbotsingen op de snelweg tot schade bij laad- en losplaatsen. Als u niet de juiste maatregelen  neemt, loopt u risico. Regels rond rusttijden, maximale belading en voertuigonderhoud zijn er niet  voor niets. Ze beschermen de chauffeur, maar ook uw bedrijf tegen hoge boetes, claims of zelfs  strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen. 

Financieel belang 

Boetes zijn vaak hoog, en dat kan flink in de papieren lopen. Denk daarbij niet alleen aan geldboetes  die u als bedrijf opgelegd kunt krijgen, maar ook aan indirecte kosten. Een voertuig dat stil komt te  staan door een boete of onvolledige papieren, kan geen inkomsten genereren. Ook kost het  uitzoeken en corrigeren van niet-naleving administratief veel tijd. Investeren in compliance is dus  ook een kostenbesparende maatregel. 

Denk ook aan reputatieschade. Social media en online reviews zetten de toon, en daarmee is  reputatieschade zo aangericht. Wanneer bekend wordt dat een transporteur structureel regels  overtreedt of onveilig opereert, kan dat klanten afschrikken. Ook andere stakeholders, zoals  verzekeraars, kijken kritisch naar de naleving van wet- en regelgeving. Een schoon trackrecord geeft  vertrouwen en kan zelfs leiden tot betere contractvoorwaarden of lagere verzekeringspremies. 

Veranderende regelgeving 

Elk jaar verschijnen nieuwe richtlijnen of worden bestaande regels aangescherpt. Denk aan  strengere CO₂-eisen, maar ook aan complexe regels rond Arbeidstijdenwet en de verwerking van  persoonsgegevens. Een goed compliance beleid is geen momentopname, maar een doorlopend  proces dat meebeweegt met de actualiteit. 

Fleet compliance: wat houdt dat in? 

Een compliant wagenpark is een wagenpark waarin alle voertuigen en bestuurders zich aan de  geldende regels houden. Dat heeft te maken met snelheidslimieten en rij- en rusttijden, maar ook  milieueisen en specifieke veiligheidsvoorschriften voor bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen. Met Geotab  kunt u uw vloot compliance gestructureerd aanpakken. U automatiseert rapportages, creëert  duidelijke dashboards en krijgt meldingen wanneer er een afwijking is. Zo minimaliseert u risico’s en  bent u op de hoogte van wat er in uw wagenpark gebeurt. 

Voordelen van vloot compliance 

- U voorkomt boetes en reputatieschade. 

- U kunt doorlopend de prestaties van chauffeurs volgen en bijsturen. 

- U benut data om slimmere beslissingen te nemen over onderhoud en inzet van voertuigen.

Verantwoordelijkheid richting uw chauffeurs 

De zorgplicht is een belangrijk onderdeel van naleving. U bent als werkgever wettelijk verplicht om  een veilige werkomgeving te creëren, binnen én buiten uw bedrijfsmuren. Dat houdt in dat u onder  andere de risico’s inventariseert. Welke gevaren lopen uw chauffeurs onderweg? Denk aan slecht  wegdek, vermoeidheid of onveilige laadplekken. 

Ook het voorkomen en beperken van die risico’s is een belangrijk aspect. Dit kan door trainingen te  geven over bijvoorbeeld defensief rijden, of door tijdig onderhoud te plannen zodat chauffeurs niet  met gebrekkige voertuigen de weg op gaan. Controle en evaluatie mag ook niet onderschat worden. U evalueert regelmatig of de maatregelen nog volstaan en of nieuwe risico’s zich aandienen,  

bijvoorbeeld bij veranderde routes of de introductie van nieuwe voertuigen. 

Hoe Geotab kan helpen 

De fleet management software van Geotab sluit direct aan op de zorgplicht. Met de  telematicaoplossing kunt u het rijgedrag monitoren. Zo ziet u of chauffeurs structureel te hard  rijden, abrupt remmen of te weinig pauzeren. Door chauffeurs te coachen aan de hand van real-time  data, werkt u actief aan een veiliger wagenpark. Dit werkt fijn voor de motivatie van chauffeurs, zij  voelen dat hun welzijn voorop staat, en dat zorgt voor meer betrokkenheid. 

Digitale tachograaf voor verantwoord rijgedrag 

In veel sectoren is het gebruik van de digitale tachograaf verplicht, met name in het zwaardere  wegvervoer. Deze tachograaf registreert onder andere rij- en rusttijden en de snelheid. Dit is vooral  een kwestie van wetgeving, ook kan het systeem helpen bij een efficiëntere bedrijfsvoering. 

U ziet direct wie er achter het stuur zit en hoe lang de bestuurder al gereden heeft. Wanneer een  chauffeur zijn rusttijd moet nemen of een overtreding dreigt te begaan, kunt u daar vroegtijdig op  inspelen. Traditioneel was monitoren en bijsturen een tijdrovende klus, maar met de Geotab  Tachograaf kunt u gegevens automatiseren. Hierdoor bespaart u op administratieve lasten. Zo kunt  u rekenen op minder overtredingen, een betere rijstijl en minder kans op ongelukken of andere  incidenten. 

Een veranderend regelgevingslandschap 

Nieuwe wetten steken regelmatig de kop op. Denkt u bijvoorbeeld aan strengere emissieregels die in  verschillende Europese steden worden ingevoerd. Met name oudere dieselvoertuigen krijgen het zwaar te verduren, en er kunnen milieuzones ontstaan waar bepaalde voertuigen geen toegang toe  krijgen. 

Ook kan de handhaving van digitale tachografen verder worden aangescherpt en kunnen  privacyregels rondom mobiliteitsdata evolueren. Ook de maatschappelijke roep om duurzame  mobiliteit zal toenemen, waardoor er hogere eisen gesteld kunnen worden aan de CO₂-uitstoot van  uw vloot. Door nu al de juiste oplossingen te implementeren, neemt u een voorsprong. 

Inventariseer uw huidige situatie 

Maak een overzicht van alle regels die voor uw wagenpark van toepassing zijn. Denk aan rij- en  rusttijden, milieuzones, verzekeringsvoorwaarden en privacywetgeving. Maak op basis hiervan een  compliance-plan. Stel doelen op korte en middellange termijn. Welke onderdelen van uw vloot  vereisen de meeste aandacht? Zijn er voertuigen die qua emissie niet meer aan de normen voldoen?  Plan tijdig vervangingen of upgrades.

Automatiseer waar mogelijk. Met een oplossing als Geotab zet u veel handmatige processen om in  automatische rapportages. Dit scheelt tijd, maar vooral kans op fouten. Uiteindelijk staat of valt alles  met de mensen die met het wagenpark werken. Geef trainingen over veiligheid, werkwijzen en het  belang van compliance. Houd ook uw eigen kennis op peil, want regelgeving verandert voortdurend. 

Minder administratie, meer inzicht 

Een ander groot voordeel van digitalisering is de vermindering van papieren rompslomp. Een  tachograaf die automatisch data uploadt, telematica die tijdig meldingen geeft en wagenparkbeheer  software die rapporten genereert besparen kostbare manuren. Door te kiezen voor een  betrouwbaar platform houdt u altijd overzicht. 

Met analytische dashboards ziet u bijvoorbeeld in één oogopslag of de hele vloot netjes binnen de  wettelijk toegestane rijtijden opereert. Ook kunt u filteren op voertuigen die mogelijk onderhoud  nodig hebben, wat indirect ook bijdraagt aan compliance. U hoeft niet meer lukraak checks uit te  voeren, maar richt uw aandacht op waar de nood het hoogst is. 

Door de inzet van moderne systemen zoals Geotab, met functies als zorgplichtoplossingen, AVG compatibele databeheer en de digitale tachograaf, is het eenvoudiger dan ooit om uw wagenpark  conform de regels te houden. 

Kunt u hier wel wat hulp bij gebruiken? Neem dan gerust eens contact met ons op. Wij denken graag  met u mee!