Wat is een wagenparkbeheerder?

Hebt u ooit nagedacht over hoe items op tijd worden geleverd? Van het magazijn tot het leveringsvoertuig, tot aan de eindbestemming, er komt veel bij kijken. Achter de schermen is een wagenparkbeheerder de expert die elk detail — groot en klein — overziet en ervoor zorgt dat elke taak volgens schema verloopt om bedrijfsdoelen te bereiken. 

Wat is een wagenparkbeheerder? 

Een wagenparkbeheerder is een persoon die verantwoordelijk is voor de groep voertuigen van een bedrijf. Dit omvat alle aspecten van het aannemen van personeel tot het handhaven van de efficiëntie van het wagenpark. 

Elk wagenpark heeft een eigen unieke set taken en uitdagingen die wagenparkbeheerders helpen te navigeren. Een wagenparkbeheerder houdt toezicht op de wagenparkactiviteiten binnen een bedrijf om ervoor te zorgen dat het bedrijf efficiënt, veilig en in overeenstemming met de wet- en regelgeving wordt gerund. 

Wagenparkbeheerders zijn verantwoordelijk voor beheren van de kosten van de voertuigen die eigendom zijn van of geleased worden door hun bedrijven. Ze maken ook beleidsregels op basis van bedrijfsvereisten, om het gebruik van voertuigen en het gedrag van bestuurders aan te pakken en ze kunnen ook schema's voor bestuurders instellen. 

Wat doet een wagenparkbeheerder?

Hoewel de dagelijkse taken per wagenparkbeheerder kunnen verschillen, heeft de functie gemeenschappelijke strategische verantwoordelijkheden, zoals het stimuleren en vergroten van het bewustzijn over veiligheid, het maximaliseren van de brandstofzuinigheid (in het Engels) en het verlagen van de bedrijfskosten. Alle verantwoordelijkheden zijn gericht op het minimaliseren van de impact van wagenparkactiviteiten op het bedrijfsresultaat.

Taken en verantwoordelijkheden van de wagenparkbeheerder

De verantwoordelijkheden van wagenparkbeheerders variëren, maar over het algemeen worden ze belast met taken zoals:

Aanschaf van voertuigen 

Het onderhandelen over prijzen en eisen met fabrikanten en het bedenken van technische oplossingen (met name voor trucks en apparatuur) zijn een belangrijk onderdeel van het verlagen van de kosten. Rekening houden met de werkzaamheden van het voertuig en de last die het voertuig moet dragen bij het maken van prognoses en plannen van aankopen voor het wagenpark.

Brandstofprogramma's ontwerpen en beheren 

Brandstof is steevast een van de drie grootste uitgaven in het budget van een wagenpark. Het beheren van een gewenst brandstofnetwerk, een wagenparkkaartprogramma en/of het tanken op locatie met leveranciers heeft direct invloed op de kosten per kilometer van een wagenpark. Diverse hulpmiddelen, waaronder telematica, brandstofrapportage (in het Engels) en gamificatie worden gebruikt om bestuurders te beïnvloeden brandstof aan te schaffen volgens hun beleid.

Het ontwerpen en beheren van onderhoudsprogramma's 

Wagenparkbeheerders stellen een beleid op voor preventief onderhoud op basis van het type voertuig, de taak en de geografische ligging, omdat dit van invloed is op de veiligheid van de bestuurder, reparatiekosten bespaart en de restwaarde optimaliseert. 

Leiding geven aan veiligheidsprogramma's 

Wagenparkbeheerders hebben een passie voor veiligheid. Wanneer zich een incident voordoet, kunnen mogelijke nalatigheid en merkschade leiden tot enorme kosten voor organisaties. 

De wagenparkbeheerder is verantwoordelijk, in samenwerking met het uitvoerend team en/of de gezondheids- en veiligheidsdienst,voor het beperken van de aansprakelijkheid van een bedrijf, het verbeteren van de veiligheid binnen de gemeenschappen waarin zij actief zijn en het positief beïnvloeden (in het Engels) van het leven en welzijn van hun bestuurders. Een programma dat proactief rijgedrag verbetert en incidenten vermindert, leidt ook tot lagere brandstof- en onderhoudskosten.

Wagenparkstatistieken bijhouden 

Voor het bewaken van wagenparkactiviteiten gebruiken wagenparkbeheerders meestal GPS-wagenparkvolgsystemen (in het Engels) en de bijbehorende software. De dagelijkse werkzaamheden van een beheerder bestaan onder andere uit het beoordelen van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapporten en het meten van prestaties op gebieden zoals stationair draaien, routering, assetgebruik, brandstofverbruik en veiligheid van de bestuurder. Hier volgen enkele voorbeelden van algemene rapporten van wagenparkbeheer (in het Engels).

Naleving begrijpen en beheren 

Door op de hoogte te blijven van wijzigingen in de wetgeving en nieuwe regelgeving kunnen wagenparkbedrijven aan de voorschriften blijven voldoen en hoge boetes voorkomen. Voorbeelden van voertuigen die moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften zijn vervoerders, bestuurders en voertuigen die gevaarlijke materialen en voedsel vervoeren. Voor veel zwaardere bedrijfsvoertuigen zijn voertuiginspecties door de bestuurder (in het Engels) en rapportage erover verplicht.

Remarketing van voertuigen 

Het beheren van de levensduur van het voertuig en het coördineren van de vervanging met de timing van de verkoop is belangrijk om een optimale remarketingwaarde te behalen. Door het voertuig schoon en in een goede staat te houden met alle accessoires die erbij werden geleverd (extra keyfobs, matten, stoelen, hoofdsteunen), kunt u het voertuig tegen een betere prijs verkopen. 

• Voertuigen aanschaffen  
• Het ontwerpen en beheren van brandstof- en duurzaamheidsprogramma's
• Leiding geven aan veiligheidsprogramma's
• Regelgeving begrijpen en beheren
• Het ontwerpen en beheren van onderhoudsprogramma's
• Wagenparkstatistieken bijhouden
• Remarketing van voertuigen

Welke belangrijke vaardigheden of kerncompetenties heeft een wagenparkbeheerder nodig?

Wagenparkbeheerders hebben uitstekende operationele ervaring en vaardigheden nodig om hun primaire taken uit te voeren, zoals:

Digitale analyse

Kennis over software en wagenparktechnologie zoals telematica en dashcams is essentieel om prestatietrends te volgen, mechanische storingen te voorspellen, uitvaltijd tot een minimum te beperken en waardevolle inzichten te verkrijgen in de vervangingscyclus van het voertuig. Het bijhouden van rapporten, het begrijpen van systemen en het nemen van maatregelen naar aanleiding van de verstrekte inzichten is essentieel bij het beheren van assets.

Bedrijfsmanagement 

Het onderhouden van relaties met zowel interne als externe belanghebbenden die van invloed zijn op de activiteiten van het wagenpark en het op de hoogte blijven van de wettelijke vereisten en het bedrijfs- en bestuurdersbeleid helpt boetes te voorkomen en de veiligheid te maximaliseren.

Financieel begrip 

Wagenparkbeheerders zijn verplicht budgetten voor wagenparken (in het Engels) op te stellen. Hiervoor is inzicht in het bedrijf, een zorgvuldige analyse en benchmarking binnen de sector en de huidige economische omstandigheden vereist. 

Vertrouwd met beveiliging 

Cyberbeveiliging (in het Engels) is een belangrijke verantwoordelijkheid voor leidinggevenden, waaronder wagenparkbeheerders. Wagenparkbeheerders moeten weten hoe beveiligingsvereisten moeten worden geëvalueerd bij het integreren van gegevens in de bedrijfsomgevingen, inclusief samenwerking met belangrijke belanghebbenden die toezicht houden op gegevensbeveiliging en privacy voor hun organisatie.

Hoe wordt u een gecertificeerde wagenparkbeheerder?

Afhankelijk van het land waarin u woont, zijn er verschillende cursussen om een gecertificeerde wagenparkbeheerder te worden. In de VS biedt NAFA (in het Engels) de cursussen gecertificeerde wagenparkbeheerder in de automobielindustrie (Certified Automotive Fleet Manager (CAFM)) en gecertificeerde wagenparkspecialist in de automobielindustrie (Certified Automotive Fleet Specialist (CAFS)) aan. NAFA werkt ook samen met het Braziliaanse instituut voor lichte wagenparken Instituto PARAR (in het Engels) voor een certificeringsprogramma in Zuid-Amerika. 

Cursussen behandelen onderwerpen over management van:

• Assets
• Zakelijk 
• Financiën
• Onderhoud
• Informatietechnologie (IT)
• Professionele ontwikkeling
• Risico
• Tanken

Hoe de rol van een wagenparkbeheerder zich ontwikkelt 

Veranderende technologieën en voertuigtypen brengen de vaardigheden van wagenparkbeheerders naar een hoger niveau. Er is een toenemende vraag naar kennis van technologie en gegevensgebruik, analyses en strategische prognoses. De rol van de wagenparkbeheerder ontwikkelt zich en daarom moet een wagenparkbeheer ook het volgende kunnen:

• Betrokken zijn bij analyses en beslissingen nemen op basis van de gegevens.
• Uitstekend kunnen communiceren en kunnen samenwerken met alle afdelingen in het bedrijf, van C-Suite tot bestuurders en integrale belanghebbenden, zowel intern als extern.
• Inzichtelijke aanbevelingen doen om blootstelling te minimaliseren en kansen creëren  om te profiteren van ontwikkelingen in de branche.
• Identificeren en beheren van technologie, telematica, duurzaamheid, logistiek en veiligheid.
• Nadenken over de invloed van nieuwe wetgeving op de activiteiten van het wagenpark. In de wetgeving kunnen ook belastingen of boetes worden opgenomen met betrekking tot de CO2-voetafdruk of het brandstofverbruik, dit kan van invloed zijn op de typen voertuigen die worden aangeschaft om te voldoen aan de nieuwe normen voor brandstofverbruik.

Lees onze Beknopte handleiding voor het ELD-mandaat van FMCSA (in het Engels) voor meer informatie over elektronische logboekregistratie.

De grootste uitdagingen waarmee wagenparkbeheerders worden geconfronteerd en hoe ze deze kunnen overwinnen

Alle functies hebben hun eigen uitdagingen en dit is niet anders voor wagenparkbeheerders. De drie belangrijkste uitdagingen waarmee wagenparkbeheerders te maken hebben, zijn uitdagingen op het gebied van: 

1. Kosten verlagen — Het vermogen om te analyseren en suggesties te doen, rekening houdend met fluctuerende voertuigkosten, een schommelende brandstofmarkt en onverwachte kosten die zich voordoen.
2. Brandstofverbruik minimaliseren — Het beheren van brandstofkosten en het identificeren van manieren om deze kosten te verlagen is essentieel. Brandstofprijzen zijn moeilijk te voorspellen en zorgen ervoor dat het plannen van een budget een uitdaging is. 
3. De veiligheid/productiviteit van de bestuurder verhogen — De bestuurder in staat stellen productief te zijn met behulp van technologie. Dit kan leiden tot uitdagingen met betrekking tot de veiligheid van de bestuurder, waardoor voorlichting over het juiste gebruik van technologie noodzakelijk is. Beheerders moeten een veiligheidsbeleid voor wagenpark en bestuurders opstellen en beheren om incidenten en de bijbehorende reparatiekosten, uitvaltijd en aansprakelijkheid te verminderen. 

De toekomst van wagenparkbeheerders

Volgens onderzoeksbureau MarketsandMarkets (in het Engels), zal de marktgrootte van wereldwijd wagenparkbeheer in 2025 naar verwachting toenemen tot 34 miljard. Wagenparkbeheerders zullen een grotere en meer essentiële rol blijven spelen in bedrijven, met de opkomst van inspanningen op het gebied van elektrificatie, OEM en duurzaamheid (in het Engels).

Door de kosten te verlagen (in het Engels), besparingen te realiseren en beleidsregels en activiteiten te beheren die van invloed zijn op de omzet en de bedrijfsresultaten, blijven wagenparkbeheerders een gewaardeerde bijdrage leveren en spelen ze een integrale rol in organisaties.

Wagenparkbeheerders kunnen telematica gebruiken om hun dagelijkse taken gemakkelijker te maken. Bekijk onze oplossingen voor wagenparkbeheer (in het Engels) voor meer informatie over Geotab en hoe dit uw wagenpark kan helpen.