O que é gerenciamento de frota e qual o papel do gerente de frota?

O GERENCIAMENTO DE FROTA envolve uma série de tarefas diversificadas para empresas que dependem de transporte, e visa controlar custos, produtividade, eficiência e riscos na aquisição de veículos, gerenciamento de combustível, conformidade e muito mais. Esse gerenciamento abrange o escopo de muitos setores, incluindo frete a entrega, vendas e serviços, petróleo e gás e serviços de emergência. Nesta publicação, respondemos à pergunta: “O que é gerenciamento de frota?” e veremos como a função evoluiu.

Qualquer empresa que possua ou alugue veículos realiza alguma forma de gerenciamento de frota, a fim de fornecer soluções para manter as operações funcionando de forma eficiente, permanecer competitiva no mercado e atingir suas metas orçamentárias.

Com pressão constante para reduzir o custo total de propriedade,  aplicar políticas de segurança do condutor, minimizar riscos e aumentar a produtividade, os gerentes de frota estão buscando tecnologias e softwares de telemática que possam ajudá-los a enfrentar inúmeros desafios comerciais.

Nos EUA, o gerenciamento de frota tem o apoio de várias organizações, como a NAFA Fleet Management Association (NAFA), a Automotive Fleet & Leasing Association (AFLA) e a American Automotive Leasing Association (AALA), que oferecem pesquisa e formação educacional contínuas, conferências anuais e soluções de parceria.

Responsabilidades de um gerente de frota

Os gerentes de frota são encarregados de uma ampla gama de responsabilidades, incluindo:

• Aquisição de veículos – Negociar preços e concessões com fabricantes, bem como soluções técnicas de engenharia (especialmente com caminhões e equipamentos), são partes importantes da redução de custos. É necessário considerar o trabalho que o veículo tem que fazer, a carga que ele deve transportar e a região geográfica na qual os bens ativos operam para prever e planejar aquisições de frota.
• Projetar e gerenciar programas de combustível – O combustível é com certeza uma das três maiores despesas no orçamento de uma frota. Seja com o gerenciamento de uma rede de combustível preferencial, um programa de cartão de frota e/ou abastecimento no local, programas de combustível negociados com fornecedores podem afetar diretamente o custo por quilômetro/milha de uma frota. Várias ferramentas, incluindo telemática, relatórios de combustível e ludificação, são usadas para incentivar os motoristas a comprar combustível de acordo com uma política estabelecida.
• Projetar e gerenciar programas de manutenção – Definir políticas tradicionais de manutenção preventiva com base no tipo de veículo, vocação e área geográfica minimiza o desgaste, economiza custos de reparo e ajuda na otimização do valor de revenda. Os programas de manutenção precisam levar em conta reparos e trocas de pneus e para-brisa, gerenciamento de recalls na garantia, bem como assistência na estrada para veículos não cobertos por um programa de garantia do fabricante.
• Programas de suporte à segurança corporativa – A maioria dos gerentes de frota é apaixonado por segurança. Quando ocorre um acidente, essa possível delegação negligente e danos à marca vêm acompanhados de custos assustadores para as organizações. Trabalhando com a equipe executiva ou uma agência de saúde e segurança, o gerente de frota tem uma oportunidade significativa de limitar a responsabilidade de uma empresa, melhorar a segurança dentro das comunidades em que opera e afetar positivamente a vida e o bem-estar de seus motoristas. Um programa que melhora proativamente os comportamentos de condução e reduz acidentes também resultará na redução dos custos de combustível e manutenção.
• Rastrear métricas de frota – Para monitorar atividades da frota, os gerentes de frota normalmente preparam e analisam relatórios diários, semanais e mensais que medem o desempenho em áreas como veículo parado com motor ligado, consumo de combustível e segurança do condutor. Veja alguns exemplos de relatórios comuns de gerenciamento de frota aqui.
• Compreensão e gerenciamento de conformidade – Acompanhar as mudanças na legislação e novas normas permite que as empresas de frota permaneçam em conformidade e evitem multas altas. Veículos que pesam mais quando são carregados ou rebocados, que transportam materiais perigosos e alimentos, estão todos sujeitos a regulamentações de conformidade específicas. São necessários muitos transportes comerciais mais pesados para realizar inspeções e relatórios de veículos do motorista, esses também podem ser necessários para manter um log das atividades de condução do motorista.
• Remarketing do veículo – É importante gerenciar a condição, o canal de vendas e o momento da venda de um veículo (quando os custos fixos e variáveis são os mais baixos) para atingir o valor de remarketing ideal. Manter o veículo limpo e bem conservado, junto com todos os acessórios com os quais  ele foi entregue (chaves com controle extras, tapetes, apoios de cabeça etc.), ajuda a obter um melhor preço de venda.

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Habilidades e principais competências para gerenciamento de frota

Os gerentes de frota precisam de ampla experiência operacional e habilidades para executar suas tarefas, incluindo:

• Negócios – Acompanhar as normas que regem sua frota e sua função, incluindo a garantia da conformidade de sua frota com todas as normas atuais.
• Finanças – Definir o orçamento da frota, o que requer uma análise cuidadosa e estudos de benchmarking dentro do setor, bem como entender as condições econômicas atuais.
• Tecnologia e dados -– Envolvimento no processo de solicitação de proposta (RFP) e avaliação dos novos fornecedores de tecnologia de frota. A natureza diversificada da tecnologia automotiva requer conhecimento de componentes, conectividade, expansibilidade, segurança de dados e privacidade.
• Política – Fazer recomendações e gerenciar políticas de frota para atingir metas de orçamento e conformidade. Os gerentes de frota precisarão incentivar os motoristas a cumprir as políticas estabelecidas para atingir as metas e os objetivos da frota.
• Telemática – Os dados telemáticos podem ajudar a prever falhas mecânicas, evitando, muitas vezes, um reparo mais caro, minimizando o tempo de ociosidade e fornecendo informações valiosas sobre quando um ativo deve ser recomercializado.  Manter o controle dos relatórios, entender o software e acompanhar os insights fornecidos são importantes no gerenciamento de ativos no mundo da frota atual.
• Segurança – Avaliar os requisitos de segurança envolvidos na integração de dados no ambiente de uma empresa de gerenciamento de frota, incluindo a parceria com partes interessadas em gestão de riscos, que atribuirão alta prioridade à segurança.

O dinâmico papel dos gerentes de frota

Ao gerar receita, reduzir custos e proporcionar economia, o gerenciamento de frota continuará tendo um papel valioso para as empresas de gerenciamento de frota. Entretando, com a evolução da tecnologia utilizada no gerenciamento de frotas, será necessário um conjunto de novas habilidades para acompanhar ascrescentes demandas envolvendo veículos de frota, combustíveis alternativos, dados de frota e análises. A nova função de gerente de frota exigirá a capacidade de:

• Envolver-se nas análises e tomar decisões baseadas em dados.
• Ser um excelente comunicador capaz de interagir de forma multifuncional com todos os departamentos da empresa, do RH até os parceiros de gestão de riscos.
• Fazer recomendações criteriosas para minimizar a exposição ou aproveitar oportunidades de capitalizar os desenvolvimentos do setor.
• Gerenciar funcionalidades cruzadas com tecnologia, telemática, sustentabilidade, logística e segurança.

Levar em conta como a nova legislação continua afetando as empresas de gerenciamento de frota, como a exigência de usar dispositivos de log eletrônico (ELDs) para registros do status de serviço. A legislação pode passar a cobrar impostos ou penalidades sobre a pegada de carbono ou o consumo de combustível, o que pode afetar os tipos de veículos que estão sendo comprados para atender aos novos padrões de consumo de combustível.

Para obter mais informações sobre o log eletrônico, leia nosso Guia rápido sobre a exigência de ELD pela FMCSA.

Os gerentes de frota desempenham um papel significativo no gerenciamento da conformidade de veículos e motoristas, o que acaba afetando a evolução dos tipos de veículos que estão sendo comprados e usados, bem como o conjunto de habilidades dos motoristas que serão colocados nas estradas. A função continuará fazendo parte das companhias de gerenciamento de frotas porque combina dados e análises, agregando valor a qualquer empresa neste mundo cada vez mais orientado pela tecnologia.

Os três principais desafios enfrentados pelos gerentes de frota

1. Redução de custos – A demanda pela redução de custos é prioridade na maioria dos planos operacionais das companhias de gerenciamento de frotas, o que representa um desafio considerável para os gerentes de frota que já executam operações de frota altamente eficientes. A capacidade de analisar e fazer recomendações, levando em conta os custos flutuantes do veículo, o volátil mercado de combustível e despesas inesperadas, será cada vez mais importante para ajudar as companhias de gerenciamento de frotas a reduzir custos.
2. Consumo de combustível – Dentre as tarefas mais onerosas para os gerentes de frota, está o gerenciamento dos custos de combustível e a identificação de maneiras de diminuir essa despesa. Os preços dos combustíveis são difíceis de prever e, como resultado, tornam desafiador o planejamento desse orçamento. Além disso, a auditoria de relatórios de combustível e a realização de alterações operacionais podem exigir ainda mais do tempo e recursos, já limitados, de um gerente de frota.
3. Segurança/produtividade do motorista – Os gerentes precisam implementar programas educacionais de segurança, entender as regulamentações atuais e utilizar análises preditivas para reduzir acidentes evitáveis e os custos de reparo associados, bem como o tempo de ociosidade. Promover a produtividade do motorista por meio da tecnologia também pode ser um desafio para a segurança do condutor, o que torna essencial treinar o motorista sobre os usos adequados da tecnologia.

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Tecnologia da telemática no rastreamento de veículos

De forma geral, a telemática pode ser descrita como qualquer uso integrado de telecomunicações, com tecnologias de informação e comunicação. A tecnologia é capaz de enviar, receber e armazenar informações relacionadas a objetos remotos (como veículos) por meio de dispositivos de telecomunicação.

No setor automotivo, a telemática atua nos serviços, nos aplicativos e no dispositivo de comunicação que são instalados nos veículos e funcionam com GPS (sistema de posicionamento global). A telemática pode ser usada para ajudar as frotas a melhorar a segurança do condutor, baixar o consumo de combustível, reduzir as emissões de carbono, diminuir custos, aumentar o tempo de atividade, melhorar a utilização de bens ativos e gerenciar a conformidade.

Software de gestão de frota

O Software de gestão de frota (FMS) é um software de computador que permite administrar algumas ou todas as tarefas associadas ao gerenciamento de uma frota de veículos. Tarefas específicas incluem gerenciamento e rastreamento de veículos, motoristas e incidentes. O objetivo é simplificar, otimizar e melhorar a automação e o gerenciamento total de uma frota. Quando a telemática é usada, os gerentes de frota podem implementar soluções inteligentes para:

• Gerenciar a otimização de rota.
• Garantir a segurança e a conformidade do motorista.
• Receber notificações para manutenção preventiva.
• Reduzir os custos de combustível e manutenção.
• Gerenciar bens ativos.
• Facilitar a conformidade do motorista com políticas e normas.

Saiba mais: Modos simples para aumentar a eficiência de combustível com o MyGeotab

A evolução do rastreamento de frota

O rastreamento de frota evoluiu e, atualmente, inclui dados e tecnologia e envolve integração do sistema, Internet das coisas (IoT) e conectividade da frota.

A conectividade começa no momento em que um motorista entra no estacionamento. Com os registros eletrônicos, os motoristas podem acessar oaplicativo para consultar horas de serviço, inspeções de veículos e mensagens, diretamente em um smartphone ou tablet. Assim que o motorista faz login e seleciona um veículo, tudo sobre a viagem é registrado, incluindo data, hora, local e leitura do odômetro. O motorista faz check-in somente para atualizar o status do serviço, registrar relatórios de inspeção do veículo e relatar possíveis defeitos. É necessária interação mínima, assim o motorista pode se concentrar na via.

Com SDKs e APIs, as frotas podem vincular suas operações com o back office (Recursos Humanos, finanças e administração). Com esses registros, é possível automatizar processos, reduzir o custo de fazer negócios e obter o máximo valor de seus dados.

As frotas podem agilizar o atendimento ao cliente por meio da integração da telemática com sistemas de gerenciamento de navegação e transporte (TMSS). As transportadoras podem acompanhar o progresso das entregas em tempo real e relatar com mais precisão as horas de chegada para o cliente.

Principais integrações para gerenciamento de frota:

• Navegação em tempo real
• Otimização da rota
• Horas de serviço / Relatórios de inspeção de veículo do motorista 
• Diagnóstico e manutenção do veículo
• Declaração de impostos para IFTA
• Prevenção avançada de colisão
• Relatórios de segurança e conformidade
• Feedback verbal no veículo
• Sistema de ID do motorista
• Comparações

Com telemática e software de gestão de frotas, os gerentes têm acesso a relatórios sofisticados de diagnóstico de veículos, monitoramento de ativos e insights sobre o comportamento dos motoristas. Com esses dados disponíveis, os gerentes de frota podem obter novos insights sobre seus negócios, possibilitando melhorias e eficiências. A integração da telemática e do software de gestão de frotas é útil em todas as áreas do trabalho de um gerente de frotas, tais como gestão financeira, optimização da logística, aumento da produtividade e fornecimento de ferramentas que permitam uma análise mais aprofundada dos dados disponíveis.

Gostaria de saber mais? Visite nossa página sobre gerenciamento de frota para setores e conheça o que oferecemos para seu setor específico.