Como a gestão eficiente pode otimizar o uso dos veículos da frota

Rastrear o uso de veículos sempre foi uma parte importante do gerenciamento de frota. Em meio a esse ambiente novo e dinâmico, a utilização de ativos da frota é ainda mais vital. Entender como os veículos estão sendo usados e onde há desequilíbrio pode ajudar a embasar suas decisões para agilizar os passos da sua empresa e gerenciar custos. 

O que é utilização de veículos da frota? 

A utilização de ativos envolve diversas informações sobre a sua frota. Saber qual utilização está em alta na sua frota ajuda você a responder à pergunta: "Sua frota está sendo utilizada com o potencial máximo?" Em momentos em que as operações podem ser temporariamente reduzidas ou até mesmo ampliadas, verificar a utilização da frota com mais frequência é útil para adaptar os veículos de acordo com as necessidades dinâmicas da empresa e validar se os veículos estão sendo usados de forma eficiente ou não.

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para as métricas de utilização de veículos da frota incluem:

• Dias de condução
• Tempo de condução
• Quilometragem

O sistema telemático online mostra essas estatísticas do veículo de forma simples, sem que você precise consultar os registros do equipamento ou as folhas de ponto. O MyGeotab tem um conjunto padrão de relatórios para ajudar você a avaliar a utilização do veículo.

Por que a utilização de veículos da frota é fundamental?

Porque ela é raramente estática na empresa. As rotas de entrega e do cliente mudam, os motoristas se alternam, podendo ou não levar os veículos para casa. Novos equipamentos são introduzidos e equipamentos antigos são desativados. É possível que veículos elétricos (VEs) sejam adicionados à frota. Que impacto todas essas mudanças têm sobre a utilização do veículo? À medida que as políticas e os equipamentos mudam, os veículos das frotas precisam ser usados adequadamente, pelos motoristas certos.

Veja aqui algumas vantagens da geração de relatórios sobre a utilização da frota: 

• Alternar entre os veículos dependendo dos requisitos do serviço para gerenciar o tempo de inatividade deles
• Ver como as condições estão afetando a distância da viagem, para que você possa ajustar os turnos da melhor maneira
• Identificar quais veículos podem ser substituídos por VEs
• Garantir que os veículos estejam sendo usados em seu ciclo de vida máximo antes de tirá-los de serviço

Os relatórios podem revelar quais veículos são raramente usados, ou usados em excesso, ou permanecem em tempo de inatividade para manutenção ou reparo. O monitoramento dessa atividade ajudará a manter sua frota bem equilibrada do ponto de vista do ciclo de substituição, além de também indicar rapidamente áreas de oportunidade para reimplantar veículos em outras áreas da empresa. Fica muito caro manter consistentemente ativos não utilizados, pois é necessário marcá-los, transferir sua posse e segurá-los, ao passo que alugar um veículo por períodos de pico pode ser uma decisão melhor para a empresa.

Relatórios de utilização no MyGeotab

Os seguintes relatórios do MyGeotab conferem uma visão clara da utilização do veículo: 

• Relatório de utilização de ativos
• Relatório de utilização da frota
• Tendência de distância da frota 

Outro relatório que você vai precisar processar é o Relatório de status dos dispositivos, que fornece um resumo sobre a comunicação e o status gerais do dispositivo. Com o Relatório de status dos dispositivos, você confirma se todos os relatórios processados no MyGeotab estão atualizados com as informações mais recentes e precisas possíveis para tomar decisões embasadas.

Aqui está uma visão geral rápida de cada relatório. 

Relatório de utilização de ativos

O relatório de utilização de ativos resume os 10 veículos mais utilizados e os 10 menos utilizados na frota. Esse relatório é excelente para manter em seu painel do MyGeotab, pois ele é útil para identificar veículos a serem alternados com ativos menos utilizados, com o objetivo de gerenciar a quilometragem entre os ativos. Ele também serve para informar o que os 10 ativos mais utilizados estão fazendo de diferente dos outros para otimizar seu tempo. Como eles podem ajudar a tornar o restante da minha frota mais eficiente? Ou, para os veículos menos utilizados, talvez eles possam ser reaproveitados dentro da empresa para outros fluxos de receita.

Quando você processar esse relatório, observe o período de uma semana ou um mês e defina os subperíodos ou grupos como Diariamente.

Relatório de utilização da frota

O relatório de utilização da frota é mais resumido. Ele mostra a autonomia em quilometragem (0-100 km, 101-200 km, 201-500 km, 501-1000 km, mais de 1000 km) e uma contagem de veículos usados em cada faixa de autonomia. Esse relatório é útil para identificar picos de uso por veículos e motoristas específicos e mostrar onde seus clientes ou faixa de serviços estão. 

Você pode processar esse relatório diariamente por uma quilometragem rodada de 30 dias para veículos e motoristas.

Dica: neste relatório, você pode ver um gráfico de barras equilibrado em vez de uma curva sinuosa.

Para os veículos que operam dentro de uma autonomia específica ou consistente, você pode realizar uma Avaliação de migração para frota elétrica. Você pensa em usar veículos elétricos e não sabe por onde começar? Faça uma Avaliação de migração para frota elétrica (EVSA) e descubra os VEs mais adequados às necessidades da sua frota. Você também pode tentar o Centro de conhecimento sobre eletrificação de frotas da Geotab (em inglês), o recurso indispensável para quem tem interesse em planejar uma jornada com frota de VEs, desde a adoção até a otimização de suas operações.  

Relatório Tendência de distância da frota

O relatório de tendência de distância da frota mostra a distância total percorrida em relação à distância média por veículo e transmite o cenário de negócios. Use este relatório para responder à pergunta: há capacidade para adicionar ou reduzir o tamanho?

Esse é um relatório de tendências que pode ser processado na última semana, mês, nos últimos três meses ou no acumulado no ano (YTD). Dependendo do intervalo de datas escolhido, você deve habilitar os subperíodos ou o grupo para um relatório diário, semanal ou mensal.

Veja algumas maneiras de usar o relatório de tendência de distância percorrida:

• Identificar tendências sazonais e regionais
• Criar previsões orçamentárias
• Encontrar os melhores horários (dias de inatividade) para programar a manutenção do veículo e gerenciar o tempo de inatividade

Você também pode usar esse relatório para definir tendências em sua atividade e identificar alterações ou picos em suas distâncias percorridas.

Relatório de status dos dispositivos

Em suma, não é possível gerenciar aquilo que não se pode medir. Conforme mencionado anteriormente, o Relatório de status dos dispositivos é um resumo da comunicação de todos os dispositivos em sua frota. Consulte esse relatório regularmente para identificar e resolver problemas de integridade do dispositivo, para estar sempre em dia com as informações de todos os veículos da frota. 

Próximas etapas

Agora que você tem controle sobre a utilização de seus ativos e onde pode haver desequilíbrios, o que fazer? 

Com base nos resultados, existem diferentes etapas que você pode seguir para fazer melhorias. Veja aqui algumas ideias: 

• Pedir que os motoristas mais utilizados treinem outros motoristas sobre como otimizar seus dias
• Alternar entre os veículos para ajudar a estender seus ciclos de vida ou para reaproveitar os veículos
• Definir claramente usos aceitáveis e inaceitáveis do veículo
• Realinhar zonas e regras para gerenciar a quilometragem 
• Ajustar as práticas de negócios para maximizar os locais de depósito para as áreas de atendimento ao cliente

Outro exemplo é alterar as rotas para melhorar a quilometragem e economizar tempo. Por exemplo, observe o domicílio do veículo em relação às suas rotas. Em vez de sugerir que os motoristas se desloquem até a rota regular, recomende que eles comecem o turno de casa e áreas locais de serviço.

O que fazer se eu não souber configurar um relatório específico?

Se precisar de mais orientação, veja aqui um tutorial em vídeo sobre como processar um relatório (em inglês). Entre em contato também com o revendedor autorizado da Geotab ou com o consultor de contas da Geotab.

Visite a Geotab Community (em inglês) para saber se há mais pessoas com a mesma dúvida. Você pode fazer uma pergunta e receber feedback de outros gerentes de frota e especialistas da Geotab.

Com o alto custo do combustível e outras pressões econômicas, permita que os dados apresentem as informações necessárias para tomar decisões e estratégias embasadas para sua frota.  Os relatórios, além das zonas e regras, são essenciais para a conscientização da utilização de ativos. A utilização dos relatórios descritos aqui fará com que os dados trabalhem a seu favor, além de informar a eficiência atual e futura da sua empresa.