Como reduzir os custos de gestão de frotas: Dicas e estratégias eficazes para sua empresa

Os custos com gestão de frotas estão em alta devido ao aumento nos preços de aquisição de veículos, combustíveis, manutenção e seguro. Além disso, fatores como inflação e desequilíbrio entre oferta e demanda contribuem para esse aumento. Segundo a Global Fleet Management, a operação de frotas continuará sendo cara nos próximos anos. Compreender esses custos e adotar medidas para reduzi-los é essencial para a sustentabilidade financeira das empresas.

Entenda os custos essenciais da gestão de frotas

A gestão de frotas envolve dois tipos principais de custos: o Custo Total de Propriedade (TCO) e os custos operacionais. Controlar esses custos de maneira estratégica é essencial para a saúde financeira da frota. Esses custos incluem:

• Propriedade do veículo
• Custos operacionais
• Custos com combustível
• Salários dos motoristas

O TCO é composto por diversos fatores, como:

• O custo inicial do veículo
• O preço do veículo quando ele é vendido
• Os custos do veículo entre a compra e a venda.

Custos fixos vs. custos variáveis na gestão de frotas

Os custos operacionais podem ser divididos em custos fixos e custos variáveis.

• Custos fixos incluem licenças, mão de obra e aluguel, que geralmente são estáveis ao longo do tempo.

• Custos variáveis incluem despesas com manutenção não planejada, colisões e variações no preço do combustível.

   

Como calcular o custo por milha de uma frota

Calcular o Custo Total de Propriedade (TCO) é fundamental para entender os custos totais da frota. Para calcular o custo por milha, considere:

• Aquisição de ativos
• Licenciamento
• Custos de manutenção
• Mão de obra e outros custos operacionais
• Descarte de ativos

A Geotab criou um modelo de Custo por Milha (CpM) específico para frotas, que inclui sub-modelos para custos fixos e variáveis, e dependem de fatores como a classe do veículo e a quilometragem.

Fatores que influenciam os custos da gestão de frota

Os custos de gestão de frotas são influenciados por uma variedade de fatores, incluindo os custos de propriedade dos veículos, que englobam aspectos como:

• Preço de compra
• Depreciação
• Financiamento
• Custos operacionais: combustível, manutenção e reparos
• Custos indiretos: salários dos motoristas, seguro, e administração

Além disso, o tipo e o tamanho dos veículos, a eficiência de combustível e as taxas de utilização afetam diretamente os custos operacionais.

Propriedade dos veículos

A decisão de alugar ou possuir os veículos da frota impacta significativamente os custos totais. Cada opção tem suas vantagens e desvantagens.

Aluguel de frotas:

• Oferece pagamentos mensais previsíveis
• Frequentemente inclui manutenção e seguro
• Pode ser vantajoso para empresas que buscam flexibilidade
• Pode ajudar a evitar o risco de depreciação do veículo
• Pode limitar as opções de personalização a longo prazo
• Pode levar a custos totais mais altos, especialmente se os limites de quilometragem forem excedidos
   

Possuir os veículos da frota, por outro lado:

• Oferece maior controle
• Pode gerar benefícios fiscais
• Inclui custos iniciais mais elevados
• É mais econômico a longo prazo

• Exige manutenção e reparos regulares

   

Custos operacionais: Como reduzir as despesas

Os custos operacionais são as despesas contínuas e variáveis associadas à operação de uma frota. Esses custos podem variar significativamente dependendo do tamanho da frota, tipo de veículo e requisitos operacionais. Os custos operacionais mais comuns incluem:

• Custos de manutenção e reparo associados à manutenção de rotina, como trocas de óleo e rodízio de pneus, bem como reparos significativos.
• Custos de seguro, incluindo prêmios para cobertura de veículos e responsabilidade civil.
• Custos com motoristas, como salários, salários, benefícios e despesas com treinamentos.
• Custos de tecnologia, incluindo software de gestão de frotas para rastrear a localização dos veículos e o consumo de combustível, além de dispositivos telemáticos.
• Custos de espaço de escritório e administrativos associados à gestão do espaço de escritório, como utilidades e custos com equipe administrativa.
• Taxas de licenciamento e permissões pagas ao governo para operar veículos comerciais.

• Pedágios e taxas de estacionamento associadas ao uso de rodovias com pedágio e instalações de estacionamento.

   

Como reduzir os custos com combustível na gestão de frotas

Os custos com combustível na gestão de frotas representam uma despesa operacional significativa. Embora existam maneiras de aumentar a eficiência do combustível, como garantir que os motoristas reduzam o tempo ocioso, o combustível ainda é, um dos custos associados a todos os veículos a gasolina, diesel ou com combustíveis alternativos, a menos que sua frota esteja considerando a transição para veículos elétricos (VEs).

A transição para veículos elétricos oferece um conjunto de vantagens. Além do impacto ambiental evidente, escolher VEs também ajuda a reduzir os custos operacionais e economizar dinheiro a longo prazo. Sua empresa economizará consideravelmente com combustível e manutenção de veículos. 

Salários dos motoristas: Como equilibrar custos e eficiência

Os salários dos motoristas representam um componente significativo dos custos operacionais de uma frota. Os salários médios dos motoristas variam bastante, dependendo de fatores como localização, experiência e o papel específico. Em muitas regiões, motoristas de caminhões comerciais, por exemplo, podem ganhar salários competitivos, especialmente com horas extras e bônus. No entanto, é crucial equilibrar a compensação dos motoristas com a eficiência operacional.

Implementar estratégias para melhorar a utilização da frota pode ajudar a reduzir o impacto dos custos com motoristas, tornando o uso dos veículos mais eficiente. As empresas podem implementar estratégias como otimização de rotas, agendamento e planejamento de carga para melhorar a utilização da frota. Ao maximizar o tempo em que os veículos estão em operação e minimizar o tempo ocioso, as empresas podem reduzir os custos com mão de obra e aumentar a rentabilidade.

Como utilizar software de gestão de frotas para economizar

A implementação de soluções de telemetria tem se mostrado eficaz para reduzir custos e aumentar a eficiência da frota. Juan Cardona, VP de Vendas para a América Latina na Geotab, falou na Fleet LatAm Conference 2021, que: "O retorno da telemetria é bastante imediato, talvez em cerca de um mês. Os gestores de frotas poderiam ver uma economia de 15 a 20% em seus custos. Com isso, eles podem investir em outras áreas para seus funcionários."

1. Utilize Dados de Telemetria para Otimizar a Gestão de Frotas
 A telemetria está revolucionando a gestão de frotas ao fornecer dados em tempo real sobre a localização, velocidade, tempo ocioso e outros parâmetros críticos. Com essas informações, os gestores podem otimizar rotas, reduzir o consumo de combustível e minimizar períodos de inatividade, impactando diretamente na redução de custos operacionais. A análise desses dados permite identificar oportunidades de melhoria, como otimização de rotas para economia de combustível e incentivo à direção segura, o que pode reduzir os prêmios de seguro da frota.

2. Monitore o comportamento dos motoristas para Melhorar a Segurança e Reduzir Custos
 A solução de telemetria oferece insights detalhados sobre o comportamento dos motoristas, permitindo que os gestores monitorem o desempenho e as condições de segurança. Isso inclui dados sobre velocidade, frenagens bruscas, acelerações excessivas e até colisões. A telemetria pode ser crucial para entender as causas dos incidentes e coletar informações essenciais para seguros e litígios. Além disso, ao identificar e corrigir comportamentos prejudiciais, como frenagens abruptas, é possível aumentar a vida útil dos veículos e reduzir custos com manutenção.

3. Agende Lembretes de Manutenção para Evitar Falhas e Reduzir Custos de Reparos
A manutenção preventiva é fundamental para garantir a longevidade da frota e reduzir custos com reparos inesperados. Com a telemetria, você pode agendar manutenções com base em dados precisos, como o hodômetro e as horas do motor, garantindo que os veículos recebam a manutenção necessária no momento certo. Relatórios de diagnóstico de motor ajudam a identificar padrões de falha e possíveis problemas antes que se tornem críticos, reduzindo os custos de inatividade e aumentando a segurança.

Aumente a eficiência da sua frota agendando lembretes de manutenção. Veja como você pode fazer isso:

4. Reduza o Desgaste dos Veículos e Aumente a Vida Útil dos Ativos
Minimizar a direção agressiva e as práticas de direção inadequadas é uma estratégia eficaz para reduzir o desgaste dos veículos e prolongar sua vida útil. A telemetria fornece dados valiosos sobre a condução dos motoristas, ajudando a corrigir comportamentos que impactam negativamente a durabilidade dos veículos. Além disso, o uso de dados de rastreamento pode ajudar a revisar a produtividade da frota, permitindo ajustes, como a redução de ativos subutilizados, otimizando o portfólio de veículos e diminuindo os custos de operação.

5. Reduza o Tempo Ocioso e Economize Combustível

 De acordo com o Departamento de Energia dos EUA, um veículo parado com o motor ligado pode consumir no mínimo um galão de combustível por hora. Se você fizer as contas, pode calcular que uma hora de marcha lenta por semana pode custar até $65 por caminhão por ano, assumindo um preço médio de $2,50 por galão. O consumo de combustível também é impactado pela carga, acessórios (como refrigeração) e temperatura ambiente. Cada veículo da sua frota que fica em tempo ocioso mesmo que por uma hora por semana, pode custar milhares de dólares para sua empresa a cada ano.
Além disso, o tempo ocioso excessivo aumenta as horas do motor desnecessariamente, impacta o desgaste e aumenta as necessidades de manutenção, o que pode aumentar o número de trocas de óleo e manutenções necessárias sem ser mais produtivo.

De acordo com a pesquisa do Telematics Wire Market, os proprietários de frotas que utilizam telemetria de forma eficaz reduziram os custos com combustível em até 14%. Integrar a gestão da frota aos seus veículos ajudará a monitorar e relatar o tempo de marcha lenta, permitindo ajustar as políticas sobre quando o motorista deve desligar a ignição e orientar os motoristas para economizar dinheiro. A telemetria também auxilia no treinamento dos motoristas, o que eventualmente se traduz em economias para a frota.

Para alertar os motoristas sobre a marcha lenta excessiva, a plataforma exclusiva da Geotab pode ser expandida para incluir alertas sonoros ou avisos falados do GO TALK, lembrando os motoristas de que estão desperdiçando combustível. A plataforma aberta exclusiva oferecida via Geotab Marketplace também permite integrar os dados dos cartões de combustível diretamente na plataforma, ajudando a gerenciar os gastos com combustível.

Antecipe os custos de gestão de frotas com uma solução de telemetria

 A implementação de uma solução de telemetria, como a da Geotab, é essencial para antecipar e reduzir os custos de gestão de frotas. Ao aproveitar os dados em tempo real, os gestores podem otimizar a produtividade, melhorar a eficiência operacional e identificar oportunidades de redução de custos. Além disso, a telemetria ajuda a monitorar o comportamento dos motoristas, programar manutenções preventivas e minimizar desperdícios, como o consumo excessivo de combustível. Adotar a tecnologia certa pode transformar sua frota em um ativo mais rentável e sustentável.

Para saber mais sobre como otimizar sua frota e reduzir custos, solicite uma demonstração com a Geotab agora mesmo.